LA PREPARAZIONE DELLE TARIFFE ED ALLOGGI E LE OPERAZIONI DI PRENOTAZIONE/CHECK-IN/OUT

ARCHIVIO STAGIONI

Menu' Tabelle di base tasto Stagioni

E' utilizzato per creare i periodi (o intervalli di tempo) in cui hanno valenza le tariffe stabilite dall'albergatore. Vengono impiegate sia in tariffe mono-stagione che in quelle multi-stagione.

(A) : Elenco periodi (o giorni settimanali), con data di partenza e quella di arrivo senza l'indicazione dell'anno che ovviamente sara' considerato in automatico dal programma.

(B) : Codice progressivo che deve essere necessariamente assegnato nel caso trattasi di giorno settimanale e che deve corrispondere al nome del giorno anche nei casi di diverse lingue. Al di fuori di questo uso il codice deve essere sempre 0 (zero). Tale codifica e' anche utile per il booking on line oltre che in fase di tariffazione check-in.

(C) : Console dei tasti operativi per inserire direttamente nella griglia una nuova stagione, eliminarla, modificarla e cosi' via.

(D) : Il tasto 'Aggiorna le tariffe associate alle stagioni in elenco' permette, in un solo click, di apportare le eventuali variazioni sul periodo di validita' delle tariffe a cui sono state assegnate le stagioni in elenco. Agli intervalli viene sempre associato l'anno corrente.

(E) : Tasti di conferma (Ok) o annullamento (Annulla) delle operazioni fatte.

LE TARIFFE PER GLI ALLOGGI

Menu' Archivi di base tasto Tariffe alloggi

E' un archivio importante con cui vengono gestite tutte le tariffe, mono-stagione o multi-stagione, usate dall'albergatore con i vari parametri. In automatico il sistema inserisce anche una 'Tariffa personalizzata' con cui e' possibile stabilire un prezzo arbitrario in fase di check, tramite una maschera di input.

(A) : Console dei tasti operativi per inserire, modificare, eliminare o duplicare una voce.

(B) : Tasti di selezione o filtraggio tariffe per trattamento.

(C) : Griglia con elenco delle tariffe inserite; se si fa doppio click o si preme il tasto modifica, su una voce, si entra in modifica della tariffa selezionata.

(D) : Campi di definizione della tariffa con cui si puo' specificare il tipo e categoria camera (nel caso di selezioni particolari) e soprattutto il trattamento.

(E) : Normalmente una tariffa e' associata ad un periodo di tempo entro il quale risulta utilizzabile secondo la Stagione selezionata. Si puo' decidere di impostarla per l'utilizzo su piu' Stagioni o intervalli di tempo (Multi stagione) tenendo fisso il Trattamento, quindi risulta utile nel caso di tariffe con trattamenti diversificati durante l'anno.
Tra poco le tratteremo nel dettaglio.

(F) : Set di parametri della tariffa, in dettaglio :

TARIFFE MULTI-STAGIONALI

(A) : Griglia di tutti i periodi appartenenti alla tariffa comprensivi di date e prezzi. E' importante inserirle in ordine temporale del campo 'Da data' e che non si accavallino tra di loro.

(B) : Il tasto 'Aggiungi tutte le stagioni' e' utile nel caso in cui si vogliano importare in un 'solo click' tutti i periodi creati preventivamente nell'archivio Stagioni. Eventualmente si modificheranno o elimineranno quelli interessati.

(C) : Il tasto 'Aggiungi da elenco stagioni', invece, consente di inserire singolarmente i vari periodi. Il sistema completera' l'intervallo date indicando l'anno corrente.

(D) : Il prezzo predefinito e' quello che viene usato nel caso in cui il periodo indicato nel check non sia coperto dai periodi multi-stagione impostati nella tariffa.

LE IMPOSTAZIONI PER IL BOOKING ON-LINE

Una delle priorita' e' la gestione archivio tariffe dedicate all'uso del booking che spesso vengono impostate settimanalmente con cadenza giornaliera ovvero puo' succedere che dal lunedi' al giovedi' si decida di vendere una camera singola ad un prezzo, mentre dal venerdi' alla domenica ad un altro. Negli argomenti che seguono considereremo una tale situazione senza escludere, pero', tutte le altre basate su di un periodo prefissato di tempo ovvero da data ... a data !

(A) : La descrizione deve essere significativa, ovvero deve far capire a che tipo di camera viene applicata e come e' strutturata. Questo per facilitare il lavoro di associazione tariffe alle camere utilizzate.

(B) : Multistagione / Giorni lo si usa nel caso di gestione tariffaria settimanale o periodica a fasce di prezzo e di tempo. Dovrebbe essere un caso frequente di utilizzo !

(C) : Tariffa web e' un flag obbligatorio nel caso di utilizzo della tariffa sul booking on line.

(D) : Tariffa per persona (o per camera) e' importante per stabilire come viene conteggiato il costo della camera scelta dall'utente sul sito. Se per persona viene venduto il posto letto per il numero dei giorni; se per camera l'intera camera per il numero dei giorni !

(A) : Elenco periodi stagionali o giorni settimanali con date di validita' e campo prezzo che consente anche lo scorporo dell'iva tramite un tastino laterale che vi appare. Per una corretta gestione dei periodi nel booking e' importante impostare bene le stagioni/giorni nell'apposito archivio Stagioni/Giorni.

(B) : Aggiungi da elenco Stagioni/Giorni consente di selezionare ed inserire, da un elenco, i periodi che si vogliono associare alla tariffa.

GLI ALLOGGI (CAMERE, B&B, APPART., CAMPEGGI)

Menu' Archivi di base tasto Alloggi

E' l'archivio delle camere indispensabile, come per le tariffe, ad effettuare le operazioni di check e prenotazione.

(A) : Console dei tasti operativi per inserire, modificare, eliminare o duplicare una voce.

(B) : Griglia con elenco delle camere inserite; se si fa doppio click o si preme il tasto modifica, su una voce, si entra in modifica della camera selezionata.

(C) : Griglia delle tariffe associate alla camera. Se si preme il tasto 'Info tariffa' piu' giu' viene esposta la maschera di modifica della tariffa selezionata.

(D) : Set di parametri della camera, in dettaglio :

(E) : In questa pagina e' possibile associare alla camera delle tariffe, che saranno poi proposte in fase di check durante la selezione del trattamento dell'ospite.
Qui e' possibile aggiungere delle tariffe dall'archivio, crearne delle nuove e modificare quelle esistenti.

LE IMPOSTAZIONI PER IL BOOKING ON-LINE

Gli alloggi rappresentano il punto centrale di gestione del booking sul web, nella loro disponibilita' e costo calcolato nei vari periodi o giorni settimanali. Nel booking on line le camere sono vendute normalmente per tipologia (singola, doppia, matrimoniale, standard, junior, suite, ecc.) trascurando il 'numero camera' che verra' poi assegnato dall'albergatore in fase di conferma della prenotazione.

E' molto importante, quindi, la tariffa web associata alla camera che consente di 'pubblicarla' sul sito e di creare le varie fasce di costo per tipologia. Solitamente a tutte le camere singole viene applicata la stessa tariffa come a tutte le doppie, triple, ecc. Se nessuna tariffa web e' associata alla camera questa verra' esclusa dalla disponibilita' di vendita on line.
Si possono anche strutturare tariffari per tipo e categoria camera in base alla tariffa associata ovvero ad una singola standard un costo, ad una singola suite un altro e cosi' via.

(A) : Aggiungi da elenco tariffe espone un elenco da cui poter scegliere per nome le tariffe desiderate. Quindi assicurarsi di scrivere un nome completo e significativo nella creazione delle tariffe.

(B) : Esempio di tariffa web associata alla camera e che consente di renderla disponibile su internet e di stabilirne il costo.

(C) : Modifica Tariffa permette di apportare delle variazioni sulla tariffa selezionata nella griglia.

IMPORTANTE : Le foto delle camere devono essere collocate nella cartella speciale di Megagest denominata 'Camere' e che si trova in quella delle immagini del programma chiamata 'Immagini', che viene raggiunta nella cartella di installazione del programma ovvero in un percorso del tipo : C:\Program Files (x86)\MegagestSoftware\Megagest\Immagini.
Il sistema, se richiesto dall'utente, potra' quindi trasferire le immagini sul sito durante la sincronizzazione del booking.

(A) : Foto con un formato consigliato minimo di 300 x 150 px fino ad un massimo di 800 x 600 px.

(B) : Console dei tasti operativi che, partendo da sinistra, consentono di scrivere una descrizione sulla foto, inserirla e cancellarla.

(C) : Usa per il booking on line permette di pubblicare le foto sul sito relative alla tipologia di camera di cui esse fanno parte. Se ci sono cinque camere singole si puo' decidere, con questo flag, che solo una di queste 'trasferira' le foto sul web che ovviamente saranno rappresentative della tipologia di camera e non del numero camera in oggetto. Se il flag e' posto su tutte le singole verranno prese solo le immagini della prima camera singola !

IL PLANNER PRENOTAZIONI/CHECKS ALLOGGI

Menu' Movimenti tasto Alloggi quindi Planner

Il Planner o Tableau delle camere rappresenta il primo passo per iniziare il controllo o check sui clienti ospiti dell'albergo. Vedremo adesso tutte le funzionalita' base per poterlo utilizzare al meglio.

(A) : Console dei tasti operativi sui checks. In Particolare :

(B) : La Disponibilita' camere attiva una maschera che consente di impostare un periodo e di determinare le camere libere disponibili. E' anche utile nei check-in e prenotazioni di gruppo.

(C) : Barretta indicante la prenotazione di un ospite, che puo' essere spostata e ridimensionata col mouse sul tableau, e su cui e' possibile scriverci anche delle annotazioni.

(D) : Barretta indicante il check-in di un ospite, che puo' essere spostato e ridimensionato col mouse sul tableau, e su cui e' possibile scriverci anche delle annotazioni.

(E) : Barretta indicante un check chiuso di un ospite, su cui non e' possibile fare alcuna operazione di spostamento a meno che non venga riaperto in modifica.

(F) : Zona camere che devono essere opportunamente inserite dal menu' principale del programma ovvero Archivi -> Camere e Tariffe.

(G) : Zona giorni / fasce orarie a cui i checks si riferiscono. Tale zona puo' essere ridimensionata secondo necessita' facendo click destro col mouse quindi 'Ridimensiona Giorni'.

(H) : Tasti operativi per la selezione dei checks per periodo e tipologia. Il tasto Filtri attiva la maschera (I) con cui e' possibile stabilire un periodo fisso di gestione dei checks sul planner o variabile in automatico (Zona automatica) sulla base di un intervallo giorni precedenti e successivi alla data odierna (consigliato).
Con i tasti 'Checks in corso' e 'Checks fatti' e' possibile selezionare solo quelli interessati per tipo. Normalmente vengono mostrati solo quelli in corso.

(I) : Con tale maschera si puo' impostare la 'quantita' di checks che viene visualizzata sul planner, questo e' fatto per ottimizzare la consultazione del tableau e migliorare anche le prestazioni di caricamento dei checks. Un consiglio e' quello di impostare la Zona automatica con un valore di giorni pari a 30 o 60 in modo da non rallentare le operazioni di recupero iniziale.

(L) : Navigatore checks a mesi in modo da raggiungere velocemente la zona desiderata. Un navigatore piu' 'preciso' e' dato dal calendario posto sopra la marcatura (H) : basta cliccare sul mese e giorno desiderato !

(M) : Il tasto 'Preconto check' offre uno stampato con la situazione attuale dei servizi ricevuti dall'ospite, basta selezionare la barretta indicante il check e premere Stampa.

(N) : Attiva la finestra delle operazioni pianificate con cui e' possibile creare degli stampati da consegnare ai vari addetti della Pulizia camere, della ristorazione per i pasti o prime colazioni oppure alla receptionist per avere un quadro completo sui check-in/out del giorno. Faremo un approfondimento tra poco.

CREARE O MODIFICARE UNA PRENOTAZIONE/CHECK-IN

Vedremo ora in pochi e semplici passi come creare una nuova prenotazione o check-in inserendo tutte le informazioni fondamentali per il controllo del cliente: dati anagrafici, tariffa, acconti, spese extra, stampa scheda di notifica, ecc.

(A) : Tasti selettore del tipo di check. Normalmente vengono gia' associati al tipo di operazione al momento in cui si sceglie sul planner cosa fare, ovvero una Prenotazione o Check-in. Si seleziona col mouse la camera ed il periodo di permanenza sul planner e poi si sceglie il tipo di operazione : Prenotazione o Nuovo check.

(B) : Come accennato al punto (A) la data di check-in, quella di check-out e la camera vengono gia' assegnati a monte sul planner, ma in ogni caso qua e' possibile modificarle sulla base delle proprie necessita'.

(C) : Zona dei dati anagrafici del cliente/ospite che puo' essere recuperato dall'archivio ponendosi col mouse nel campo del cognome o del nome e premendo il tasto F1 della tastiera oppure il tastino a lato del campo, oppure creato nuovo premendo l'apposito tasto 'Crea nuovo ospite'. Non e' esclusa neanche la possibilita' di inserire 'manualmente' un ospite negli appositi campi e censirlo poi successivamente.
Per tutti gli approfondimenti in merito alle informazioni del cliente consultare il manuale dell'archivio Ospiti.

(D) : Numero di Persone occupanti la camera. Tale informazione e' importante anche per il calcolo della tariffa qualora sia stabilita nell'archivio come 'Tariffa per persona'.
Per tutti gli approfondimenti in merito alle informazioni della Tariffa consultare il manuale dell'archivio 'Manutenzione elenco tariffe'.

(E) : Tasto di selezione della Tariffa Camera che permette di avere un elenco libero di tutte le tariffe disponibili oppure filtrato per camera qualora la stessa abbia associate delle specifiche tariffe appositamente assegnate nell'archivio 'Camere e tariffe'. Per tutti gli approfondimenti riferirsi a tale archivio.

(F) : Informazioni contabili aggiuntive sulla tariffa camera relative all'addebito di extra letto oppure uno sconto in perc. riservato. Tale sconto puo' essere impostato direttamente nell'archivio Ospiti e riproposto ad ogni check.

(G) : Il tasto Calcola check fa un riepilogo dell'ammontare del check, ricalcolando il costo della tariffa e tutte le spese accessorie. Normalmente ogni volta che si entra o esce dalla maschera del check il sistema riconteggia, ma occorre premerlo oppositamente ogni volta che si apportano delle modifiche contabili.

(N) : Il tasto Dettagli / Modifica tariffa, permette di aprire una maschera in cui e' possibile apportare delle modifiche alla tariffazione della camera variandone il prezzo o le condizioni ed aggiungendo o eliminando addebiti tariffa (O). Molto importante e' il flag 'Modificato' che di fatto annulla il conteggio automatico della tariffa da parte del programma, lasciando all'albergatore piena capacita' di stabilire il costo della camera. Di seguito la schermata della maschera.

(H) : I campi sull'Acconto possono essere usati nel caso di Prenotazione e permettono poi di emettere un documento sull'acconto ricevuto tramite il modulo 'Emissione documenti' che vedremo tra poco. L'incasso extra e' invece utilizzato per situazioni specifiche che verranno trattate in seguito.

(I) : Il tasto 'Situazione cliente' da un resoconto contabile 'al volo' dell'ospite interessato. E' utile per conoscere la situazione storica dell'Ospite su eventuali sospesi o mancati pagamenti con indicazione dei documenti emessi.

(L) : 'Chiudi il check e libera la camera' serve per chiudere un check alla conclusione di un check-out con relativa emissione dei documenti richiesti dall'ospite. La barretta sul planner verra' indicata con la bordatura superiore di colore nero e non potra' essere fatta alcuna operazione di spostamento a patto che venga rimossa successivamente tale spunta.

(M) : Tasti di conferma o annullamento delle operazioni di check. Per chiudere il check come descritto al punto (L) occorre premere OK.

OSPITI E SCHEDA DI NOTIFICA

(A) : Nella pagina 'Ospiti e Scheda di notifica' vengono riportati tutti i clienti occupanti la camera con le informazioni necessarie a stampare la scheda di notifica e a produrre i tracciati per le schedine di P.S. o Istat C-59 da inviare alla polizia di stato. Tali informazioni sono simili a quelle esaminate per l'ospite principale, al punto precedente nella pagina Generale.
L'ospite principale della pagina Generale deve essere recuperato preventivamente col tasto (C) ed e' di tipo 'Ospite singolo', 'Capo famiglia' o 'Capo gruppo'.

(B) : Con questi due tasti e' possibile gestire gli altri ospiti occupanti la camera, oltre a quello principale . Normalmente sono di tipo 'Ospite singolo', 'Familiare' o 'Membro di gruppo'. E' possibile recuperarlo da archivio, crearlo nuovo o scriverlo direttamente nei campi.

E' importante sapere che i membri del gruppo o i familiari devono essere presenti nella stessa camera del capo gruppo o del capo famiglia e che il sistema, diversamente, non riesce a gestire la corretta relazione tra gli ospiti ai fini della comunicazione della schedina di PS e del modulo Istat C-59.

(C) : Il Recupero cliente e' fatto al momento in cui si sta nella fase di check-in ed e' fondamentale per la gestione delle schedine della polizia di stato (PS) o Istat/C-59.

(D) : Il Test P.S. / C-59 e' utile per controllare che tutte le informazioni degli ospiti censiti sono correttamente inserite al fine della produzione dei tracciati per la generazione delle schedine di P.S. e del modello Istat/C59. E' consigliato lanciarlo ogni volta che si termina l'inserimento o la modifica degli ospiti in questa pagina. Qualora vi siano incongruenze il sistema avvisa ma non blocca il proseguio delle operazioni.

Nel caso di ospite straniero solitamente la citta' di nascita e provincia viene sostituita rispettivamente dalla nazione di provenienza e da 'XX'. Se l'ospite e' francese in citta' di nascita si scrivera' 'FRANCIA' mentre in provincia 'XX'. Stesso discorso vale per la citta' di residenza e la citta' di rilascio del documento con le rispettive provincie. ATTENZIONE... Occorre scrivere indicare le nazioni cosi' come sono elencate nell'archivio nazioni disponibili nel programma.

Se il test rileva che una citta' non e' attendibile solitamente vi e' stato un cambio di provincia o e' stata accorpata (come amministrazione) ad un altra ed occorre quindi sostituirla cercando nell'elenco quella giusta. Gli elenchi delle citta' con i rispettivi codici di PS vengono forniti dalla polizia di stato e quindi il supporto tecnico di Megagest software aggiornera' periodicamente tali elenchi in dipendenza della disponibilita' di essi.

NB. Le citta' di nascita, residenza, ecc. devono essere sempre recuperate ed inserite nei rispettivi campi con il gestore di ricerca, attivabile col tastino posto accanto al campo interessato. Questo ai fini della corretta assegnazione dei codici di PS utili per la comunicazione delle schedine alla polizia di stato. Un inserimento 'manuale' delle citta' potrebbe generare problemi nel test.

(E) : Con questi tasti si procede alla stampa della Scheda di notifica di cui e' riportato un esempio di seguito. Tale stampato puo' essere personalizzato secondo esigenza e riporta le informazioni complete dell'ospite principale e l'indicazione dei restanti ospiti occupanti la camera. La stampa della scheda di notifica effettua anche un test di P.S.

CONTO E CHECK-OUT

(A) : In questa griglia puo' essere indicato qualsiasi tipo di addebito che va dai costi di ristorazione e bar, a quelli telefonici, agli extra liberi. Tutti gli addebiti vengono fatti tramite la console dei tasti posti a lato e che adesso esamineremo.
Se e' spuntato il campo Includi l'addebito non sara' conteggiato separatamente ma incluso nella tariffa camera ovvero come un servizio o consumo considerato come parte del trattamento.

(B) : la gestione alloggi l'interfacciamento con la ristorazione per la gestione degli addebiti relativi ai consumi fatti nel ristorante. Con Dettaglio Comande si ha la possibilita' di recuperare eventuali comande fatte dall'ospite nel ristorante della struttura e di addebitarne il costo.

(C) : Con il tasto Servizi / Alimenti viene attivata una finestra a griglia da cui e' possibile selezionare, inserendone la quantita' desiderata, vivande e servizi di archivio da addebitare.

(D) : Il Voucher ristorante e' direttamente collegabile alla gestione Ristorante vista al punto (B) e serve a stampare una distinta con i pasti spettanti all'ospite che il ristoratore usera' come promemoria e ticket ristorante.

(F) : Con questi tasti e' possibile inserire degli addebiti liberi o eliminare quelli non desiderati.

(G) : Informazioni sul documento creato a fronte del check-out. Se sono emessi piu' documenti sullo stesso check, qua viene visualizzato solo l'ultimo;

ADDEBITI EXTRA, CONSUMI RISTORANTE E BAR

Elenco di vivande ed extra che possono essere addebitate all'ospite. Tali voci sono gestite dal modulo 'Extra / Alimenti' raggiungibile dal menu' pricipale del programma.

(A) : Tasto Servizi/Alimenti per attivare la maschera di selezione e addebito consumi.

(B) : Tasto Seleziona che fa attivare la maschera (C) per inserire la quantita'.

(C) : Maschera di inserimento quantitativo. Premendo 'Ok' viene selezionato l'alimento con la quantita' impostata.

(D) : Selezioni fatte. Per eliminare la selezione basta solo azzerare la quantita'.

(E) : Attiva la maschera di inserimento Nuovo alimento di archivio. Per approfondimenti consultare il manuale sulla gestione archivi di base Hotel.

(F) : Se alla fine della selezione premo 'Addebiti extra hotel' tutti i consumi e servizi selezionati vengono 'segnati' come non forniti dall'hotel ma, ad esempio, da ristoranti esterni convenzionati, tramite Voucher Ristorante. E' utile per conteggiare il consumo proveniente dall'esterno nel caso di resoconti e pagamento forniture. Gli addebiti Extra hotel sono contrassegnati, nel conto, da un colore rosa.

(G) : Premendo il tasto 'Ok' vengono riportati nel Conto tutti i consumi e servizi selezionati.

EMETTERE DOCUMENTI SULLE PRENOTAZIONI E CHECKS

Il gestore di emissione dei documenti rappresenta un punto vincente di Megagest con il quale e' possibile creare anche documenti con situazioni combinate come piu' ospiti su un unica fattura o ricevuta fiscale, riepilogare tutti gli ospiti appartenenti ad un azienda o gruppo o agenzia su un unico documento, emettere ricevute fiscali separate per la tariffa camera e gli addebiti extra, e cosi' via.

(A) : Campi usati per creare dei filtri di ricerca al momento in cui si selezionano i checks che si vogliono ottenere tramite i tasti (B).

(B) : Con questi tasti e' possibile selezionare i checks per tipo : non fatturati, solo prenotazioni o tutti.

(C) : In questa griglia sono visualizzati tutti i checks selezionati con il riepilogo delle informazioni contabili necessarie a creare i documenti.

(D) : In questa griglia sono visualizzati tutti i servizi che sono poi gli addebiti sui checks selezionati gestiti in fase di conto o check-out visto precedentemente.

(E) : Tasti di navigazione e selezione delle voci interessate per i checks sopra e per gli addebiti sotto. La selezione puo' anche essere operata con il tasto barra spazio della tastiera.

(F) : Griglia riepilogativa delle selezioni fatte. Tale griglia si aggiorna man mano che vengono effettuate selezioni o 'deselezioni' sui checks ed addebiti. Rappresenta di fatto il conteggio a carico dell'ospite.

(G) : Pannello 'Operazioni' di scelta del documento. Se si tratta di una prenotazione si puo' stampare una Conferma di prenotazione che potrà essere preventivamente personalizzata. Nel caso di checks si usa il tasto 'Stampa documento' con cui verra' esposta la finestra di gestione della Fattura-ricevuta fiscale.

LA FATTURA/RICEVUTA FISCALE AUTOMATICA

(A) : Tasto che attiva il gestore di emissione del documento, dopo aver fatto delle selezioni. Il sistema chiede se fatturare gli alimenti Con unica voce o con Dettaglio voci.
Normalmente, per motivi di eleganza e privacy, non si usa elencare i servizi, alimenti consumati dall'ospite, ma raggrupparli sotto un unica voce.

(B) : Tasti selettori del tipo di documento. Non e' possibile modificare il tipo di documento alla eventuale successiva modifica dello stesso.

(C) : Tasti di selezione delle operazioni di compilazione del documento. Normalmente il documento e' compilato in automatico dal programma all'atto della sua creazione e l'utilizzatore deve solo completare qualche altra informazione richiesta come il pagamento.

(D) : Il Calcola scadenze aggiorna lo scadenziario di sistema generando le varie rate complete di importo e data scadenza. E' utile nel momento in cui si indicano delle soluzioni di pagamento rateizzate come le ri.ba. mentre nel caso di 'contante' non e' necessario utilizzarlo.

(E) : I Tasti Aggiungi ed Elimina pagamenti possono essere usati al momento in cui la fattura che si sta emettendo viene saldata oppure si sta ricevendo un acconto. Se non e' stata creata come descritto al punto (D), in automatico, il sistema genera la traccia della scadenza.

Di seguito e' mostrato un esempio di fattura / ricevuta fiscale in doppia copia su carta formato A4 disposto in orizzontale, eventualmente con lo 'strappo' tra le due copie. Questo rappresenta un modello tipicamente utilizzato nelle strutture ricettive ma puo' essere tranquillamente personalizzato ed adattato alle specifiche esigenze.

LA DISPONIBILITA' DEGLI ALLOGGI

Di seguito sono trattate delle funzionalita' molto utili nel corso della gestione delle prenotazioni e dei checks degli ospiti riguardanti il calcolo della Disponibilita' di camere libere in un determinato periodo di tempo, utilissima nel caso di prenotazioni o check-in di gruppo e la produzione di stampati per le operazioni di routine giornaliere, riservate agli addetti, come le camere da pulire, i pasti che occorre riservare al ristorante, le prime colazioni oppure i check-in e check-out della giornata.

(A) : Tasto che attiva la finestra di Disponibilita' camere.

(B) : Qua occorre indicare il periodo (Da data - A data), compreso di orario, in cui ricavare le camere libere da impegnare. In automatico viene indicato un intervallo di 24 ore partendo da quello odierno che l'utilizzatore puo', poi, modificare secondo necessita'. Dopo aver impostato le date occorre premere 'Ricava disponibilita'.

(C) : In questa griglia vengono visualizzati i risultati cercati con l'elenco delle camere libere disponibili.

(D) : Questi campi possono essere inputati o assegnati dall'utente al momento in cui si vuole procedere ad occupare le camere Selezionandole ed indicando Cognome e Nome dell'ospite come dati essenziali. Per completare tutte le altre informazioni, terminata questa procedura, occorre modificare sul planner i checks appena creati come visto in 'Creare o modificare una prenotazione / check-in'.

(E) : Con questi due tasti si completano le operazioni di 'impegno' delle camere volute.

LE OPERAZIONI PIANIFICATE SUGLI ALLOGGI

Le operazioni pianificate vengono effettuate quotidianamente dall'albergatore per situazioni riguardanti la pulizia delle camere, pasti e prime colazioni, check-in e check-out del giorno.

(A) : Tasto che attiva la finestra di Operazioni pianificate.

(B) : Qua si indica la data (solitamente e' quella odierna) e il tipo di situazione stampato da produrre.

(C) : Se lo stampato lo prevede, si possono indicare delle Annotazioni da far comparire sopra e che possono riguardare qualsiasi tipo di informazione che l'albergatore vuole trasmettere all'addetto.

(D) : Tasti di stampa, anteprima e di esportazione in PDF.

(E) : Modello di esempio dello stampato destinato agli addetti alla pulizia delle camere. Tale stampato, come tutti gli altri relativi alle operazioni pianificate, puo' essere personalizzato secondo le esigenze specifiche dell'albergatore.