INTERROGARE LE PRENOTAZIONI E I CHECKS
Menu' Movimenti tasto Interrogazioni, quindi Alloggi/Hotel
E' possibile effettuare delle selezioni rapide sul tipo di interrogazione da ottenere, con impostazione automatica del periodo, applicare dei filtri ed opzioni.
(A) : Console dei tasti sul tipo di interrogazione. In Particolare :
Check-in / Check-out : utile nell'estrazione dei check-in o check-out della giornata, consente di recuperare tutti solo ed esclusivamente i checks in ingresso o in uscita ad una sola data
fissata se e' spuntato 'Esatta' altrimenti tutti quelli compresi nell'intervallo date se 'Esatta' e' lasciato libero. Nell'immagine, per esempio, vengono recuperati solo tutti i check che hanno come data di check-in 01/04/2013.
Situazione checks : e' una interrogazione completa di tutti i movimenti di check effettuati, nel periodo selezionato, con il dettaglio Servizi sui consumi bar, ristorante, telefono ed extra fatti ed il
dettaglio sui Documenti emessi corredato dei Pagamenti.
Pagamenti sospesi : e' identica alla Situazione checks ma vengono solo estratti i movimenti su checks sospesi ovvero con pagamenti parziali.
Registro presenze / Creazione e invio schedina di P.S. : vengono recuperati i movimenti di checks su tutti gli ospiti che devono essere trasmessi alla Polizia di stato.
Istat / C59 : recupera i movimenti di checks calcolando le presenze, tra arrivi e partenze, che devono essere raccolti ed inviati, con modulo Istat C59, all'ente di competenza della struttura.
Elenco documenti e consumi : fa il riepilogo contabile dei documenti emessi, completi di calcolo del contributo di soggiorno, e di tutti i consumi al bar, ristorante.
(B) : Zona per l'input dei parametri relativi al periodo da considerare ed eventuali filtri sugli Ospiti, Agenzie, Nazioni, Stati, ecc.
Per assegnare un filtro basta cliccare sul 'tastone' contrassegnato con la voce desiderata facendo aprire una maschera di selezione su cui cercare il filtro desiderato.
Per rimuoverlo occorre cliccare sulla 'X' posta a lato.
NOTA : La maschera di selezione consente di interrogare l'archivio interessato esponendo le voci cercate; selezionata la voce la si conferma facendo Ok per chiudere la finestra ed assegnarla al tastone.
(C) : Premere 'Ricava interrogazione' per ottenere i risultati voluti facendo aprire la pagina successiva.
PROVENIENZE, AFFLUENZE, DOCUMENTI EMESSI E INCASSI
La Situazione checks e' una interrogazione completa di tutti i movimenti di check effettuati, nel periodo selezionato, con il dettaglio Servizi sui consumi bar, ristorante, telefono ed extra fatti ed il dettaglio sui Documenti emessi corredato dei Pagamenti.
(A) : Griglia riepilogativa dei movimenti di check degli ospiti principali ovvero di quelli a cui e' stata assegnata la camera (capo famiglia, capo gruppo o ospite singolo).
Gli eventuali restanti ospiti della camera (membri di gruppo o di famiglia) non vengono elencati.
(B) : Pagina di dettaglio di tutti i servizi associati alla camera (bar, min-bar, ristorante, extra, ecc.).
(C) : Elenco documenti associati al check. Normalmente vi e' solo un documento ma ve ne possono essere diversi, ad esempio, una fattura per il check ed un altra per i servizi magari con intestazioni diverse !
(D) : Apri documento permette di visionare in dettaglio la fattura o ricevuta fiscale emessa. E' permessa anche la modifica e la stampa.
(E) : Griglia riepilogativa dei conteggi.
(F) : Gestore di stampa comprensivo di tasti per l'esportazione in formato PDF o Excel.
CREAZIONE ED INVIO SCHEDINE DI P.S. (PUBBLICA SICUREZZA)
(A) : Griglia riepilogativa di tutti gli ospiti della struttura (capo, membri o singoli) che dovranno essere trasmessi alla polizia di stato. In verdino sono tutti quelli che sono stati gia' trasmessi e che possono essere, in ogni caso,
recuperati e ri-trasmessi nel caso di problemi.
(B) : Rappresentano le righe relative agli ospiti che devono essere ancora trasmessi.
(C) : Con il tasto 'Crea file schedina di PS' viene generato un file di testo formattato in cui sono elencati gli ospiti, con le informazioni necessarie, da trasmettere alla polizia di stato.
NOTA : Durante la generazione del file il sistema fa un controllo di correttezza delle informazioni che devono essere trasmesse; nel caso di incoerenze il programma avvisa evidenziando l'ospiste interessato ed il campo con l'errore. In questo caso
occorre aprire il check interessato sul planner e correggere le informazioni non corrette, avvalendosi anche della funzione 'Test PS', quindi riprovare a creare il file per l'invio.
(D) : Andata a buon fine la creazione del file, che viene salvato dal programma in una specifica cartella, il sistema lo apre con il notepad di windows dando la possibilita' all'utilizzatore di salvarlo in
una propria cartella prima di inviarlo.
NOTA : Normalmente l'invio del file viene fatto tramite il sito della Polizia di stato su cui e' stato preventivamente aperto un account per l'utente che vi deve accedere. Il tutto e' preparato dalla stessa Polizia di stato a cui ci si deve rivolgere per il servizio.
(E) : Gestore di stampa del registro presenze da utilizzarsi come supporto nel caso di invio manuale della schedina di PS, inputato direttamente sul sito della polizia di stato.
CREAZIONE ED INVIO TABULATO ISTAT/C59
(A) : Griglia riepilogativa per nazione e stato (o regione) di tutti gli ospiti della struttura che dovranno essere trasmessi all'ente di competenza della struttura ricettiva. In rosso sono marcate tutte quelle voci su cui
si sono avuti problemi di raggruppamento ospiti. Tali voci saranno ovviamante scartate dall'invio telematico del modello istat C59.
(B) : Grafico rissuntivo 'a torta' sulle provenienze Nazione/Stato/Regione.
(C) : Il tasto 'Crea il file Istat C-59' genera il file in formato XML che verra' poi esposto (vedi (D)) per essere inviato o trasmesso telematicamente tramite il sito dell'ente di competenza.
Prima di generare il file occorre selezionare l'ente di destinazione.
(D) : Il programma salva il file appena generato nella cartella interna denominata 'IEFiles' e la apre per far in modo che l'utente possa prelevarlo ed inviarlo via internet attraverso il sito predisposto dall'ente di competenza.
(E) : Sono possibili delle stampe personalizzabili sulle provenienze con esportazione dei dati in formato PDF o Excel.
NOTA : A differenza del formato della schedina per la polizia di stato (unico in tutta italia), il formato del file del C-59 e' diverso da ente ad ente e pertanto, se non e' previsto nell'elenco del campo 'Ente di destinazione', occorre implementarlo appositamente su richiesta dell'utilizzatore. Tale operazione può essere fatta a cura del supporto tecnico.
RIEPILOGO DOCUMENTI EMESSI ED INCASSI
Il Riepilogo Documenti Emessi e' accessibile alla pagina Elenchi del modulo interrogazioni e' consente di avere un resoconto raggruppato per data di tutti i documenti, quali fatture, ricevute fiscali, ecc.,
prodotti e stampati, completi di informazioni sul totale incasso, sull'eventuale contributo di soggiorno, imponibile e iva. In pratica il sistema somma giorno per giorno i documenti selezionati.
(A) : Accedete alla pagina 'Elenchi' e poi premete sulla sotto-pagina 'Riepilogo documenti selezionati'.
(B) : Sotto-pagina 'Servizi consumazioni bar/ristorante/extra'.
(C) : Tasti di selezione documento interessato.
(D) : Griglia di riepilogo con indicato anche il conteggio del contributo di soggiorno da versare al comune di residenza.
Il Contributo di soggiorno (CS) e' una tassa applicata da alcuni comuni, come quello di Roma, sui giorni di permanenza dell'ospite nella struttura, proveniente da fuori citta'.
Viene addebitato in fattura / ricevuta fiscale, in base al totale giorni conteggiati dal sistema e non fa parte della base imponibile ma viene sommato all'importo del documento.
(E) : Per chi gestisce il contributo di soggiorno, griglia di dettaglio Ospiti/Giorni da comunicare all'istat sulla provenienza ospiti dalla citta' o fuori,
serve anche come complemento informativo per il varsamento della tassa.
(F) : Tasto di 'Esporta il documento in formato Excel' che consente di creare un foglio dati per uso contabile interno.
(G) : Esempio di foglio dati esportato col tasto (F).
