LE UTILITA' DI GESTIONE
Le utilità di gestione consistono in una serie di procedure che vanno dall'importazione guidata di archivi prodotti o clienti e fornitori da file excel, in particolare anche di tabacchi e gratta e vinci, alla manutenzione e ricostruzione del database fino ad un backup completo di programma. Ci sono anche le routines per il ricalcolo dati contabili relative all'aggiustamento delle quantità di magazzino e la chiusura periodica o annuale di esercizio.
IMPORTA ED AGGIORNA TABACCHI E GRATTA / VINCI
IL RICALCOLO DATI CONTABILI
Il ricalcolo dati contabili, che troviamo nel menù "Gestisci dati esercizio" del server sotto "Procedure di gestione dati", è un'operazione relativa al ricalcolo delle quantità acquistate e vendute, con il relativo ammontare, su articoli che hanno avuto una movimentazione in magazzino con vendite POS o gestione documenti. Il sistema produce poi un rapporto di ricalcolo dove vengono indicati il nr. di articoli movimentati, ed oggetto della elaborazione, e quelli a cui sono state rettificate le quantità di acquisto o vendita perchè trovate non allineate.
IL LOGIN UTENTE E GLI OPERATORI
Gestire il login utente e gli operatori che vi accedono diventa utile nel caso di attività dove vi è la presenza di personale dipendente a cui è concesso utilizzare il programma. Megagest offre un sistema versatile di login utente in grado di essere flessibile, strutturato a livelli di responsabilità e dando la possibilità anche di un accesso rapido e diretto al modulo di gestione interessato. E' in grado anche di monitorare l'attività sui dati gestionali previsti, svolta dall'operatore.
Per prima cosa occorre preparare gli operatori nell'archivio "Operatori ed azioni" presente sul server al menù "Gestisci dati generali".
All'inserimento di un nuovo operatore occorre indicare il codice che è numerico di 3 caratteri (A) (se ne possono inserire anche due tipo 01, 02, ecc.) ed il livello (B) che ne indica a quali operazioni gestionali è autorizzato l'operatore. Il meccanismo è gerarchico ovvero all'operatore di livello "A" sono consentite tutte le operazioni di livello "A" più quelle inferiori quindi B;C;D;E. Ad un operatore di livello C sono consentite solo le operazioni C;D ed E !
Deve essere presente come minimo l'amministratore che, quindi, non può essere eliminato ed ha il livello più alto di operatività con accesso a tutti i moduli e funzionalità di programma.
L'uso della password (solo numerica) è sempre consigliato (C) ma Megagest dà la possibilità di usare solo il codice operatore per l'ingresso, ignorando la password se questa non viene indicata. Il codice badge è un EAN13 (D) che è possibile creare da programma oppure indicare nel campo e si usa associato ad un lettore di barcode durante la fase di login.
"Accedi ai dati di" e "Canale dati" (E) consentono di associare l'ingresso operatore ad un database di esercizio specifico, nel caso vi siano configurate più aziende gestite.
"Al login accedi al modulo" (F) consente di impostare un modulo gestionale specifico di cui l'operatore è incaricato all'utilizzo senza che abbia accesso ad altre parti di programma. Infatti uscendo dal modulo il sistema lo riporta nuovamente sulla maschera del login.
Il secondo passo è quello di configurare l'utilizzo del login utente sul client gestionale di Megagest.
Nel riquadro "Accesso utente e log operatori" (A) abbiamo una serie di parametri funzionali, in particolare :
- Livello di dettaglio log errori indica quante e quali informazioni vengono salvate nel file di log nel caso di verifica di un errore. E' un parametro particolare usato per intercettare errori di computazione del programma.
- Crea log operazioni utente è molto importante quando si vuole monitorare l'attività sui dati gestionali di un utente nelle normali operazioni di inserimento, modifica o eliminazione dei dati. Ovviamente il tutto è tracciato solo su operazioni previste dagli sviluppatori di Megagest.
Per visionare il log occorre accedere al modulo "Operatori ed azioni" presente sul server al menù "Gestisci dati generali" e cliccare su "Elenco azioni".
- Chiedi login utente attiva di fatto la maschera (giù illustrata) all'ingresso del programma.
Un'impostazione avanzata (B), non raccomandabile per motivi di sicurezza, permette di avere il login (codice e password) preimpostato all'ingresso del programma per un accesso "libero e rapido". Per ottenere ciò occorre modificare il file di inizializzazione del programma "Megagest.ini" che si trova nella cartella principale di installazione ed impostare i valori sulla chiave "ACC_OPER=Codice;Password" come mostrato in figura.
Maschera di login utente con cui si può entrare nel programma anche utilizzando il solo codice badge.
LA MANUTENZIONE DEL DATABASE
LE CONFIGURAZIONI DI ACCESSO AI DATI
IMPOSTAZIONI SEDE E PC
CONFIGURARE LE STAMPANTI E PERSONALIZZARE GLI STAMPATI
Megagest ha a bordo un potente gestore di configurazione delle stampanti di ogni genere, con i relativi documenti gestiti sulle quali poi devono essere stampati.
In generale abbiamo in elenco, precaricate in fase di installazione del programma, diverse tipologie di stampanti interne a cui può essere associata la stampante di Windows installata. Ogni documento usato dai moduli gestionali, che può essere di differente formato, può essere assegnato a sua volta ad una stampante interna in cui sarà reindirizzato per la stampa. Vediamo, in dettaglio, le varie possibili configurazioni.
Nella griglia delle stampanti (A) abbiamo diversi campi come il "Nome stampante" che è quello interno precaricato dal sistema in fase di installazione. Può essere modificato secondo esigenza e serve ad identificare, in maniera più agevole, la stampante all'interno dei moduli gestionali di Megagest. Il campo "Nome stampante di Windows" è la stampante di fatto installata nel sistema operativo e visionabile dal pannello di controllo di Windows. Nei casi in cui vi siano diverse stampanti installate occorre associare questa stampante a quella interna di Megagest. Per associare una stampante installata a quella interna occorre usare il tasto della griglia (C) che presenterà la maschera delle stampanti installate di Windows (D) da cui scegliere quella da associare.
Se la stampante installata è una sola si può anche omettere l'associazione : ogni documento sarà comunque reindirizzato su quella stampante !
"Tipo stampante" identifica la destinazione della stampante all'interno dei moduli gestionali di Megagest; abbiamo stampanti ad uso generico (GEN), stampanti comanda usate nella ristorazione (CMD) oppure le stampanti fiscali (FIS) per la stampa dei documenti commerciali o scontrini fiscali.
La console dei tasti operativi (B) permette di aggiungere nuove stampanti interne, eliminarle oppure di cambiare le impostazioni al livello di sistema operativo facendo apparire la maschera usata da Windows per configurarle.
La griglia sottostante, di impostazione dei documenti gestionali, consente di assegnare al documento oltre alla stampante interna (E) anche impostazioni di stampa come il numero di copie, l'orientamento del foglio ed il file dello stampato, se previsti di diverso formato. Infatti queste impostazioni permettono di avere una maggiore personalizzazione sul documento usato con meccanismi automatici di stampa escludendo, per esempio, la comparsa della maschera predefinita della stampante se "Mostra opzioni di stampa" non è spuntato.
Il campo File stampato / formato (F) consente di poter utilizzare formati differenti dello stesso stampato come per esempio il formato 80mm sulle stampanti fiscali in alternativa all'A4 su stampanti generiche, basta selezionare il file template di stampa dall'elenco.
PARAMETRI STAMPANTI FISCALI
La stampante fiscale o registratore di cassa telematico (RT) ha diversi parametri impostabili, in dipendenza del modello adottato. Megagest si interfaccia con le maggiori marche di misuratori fiscali come Custom, RCH, Espson, Micrelec, Ditron, Olivetti, Vola, 3I, ecc. attraverso protocolli di comunicazione XOn-XOff, con software di servizio che elabora il file scontrino in una cartella oppure con metodi diretti attraverso librerie dedicate.
LE VARIE FORME DI SCONTRINO FISCALE E STAMPATI PRODOTTI
Ci sono varie forme di scontrino fiscale (detto documento commerciale di vendita) o di tagliando allegato, a seconda delle operazioni che vengono prodotte su POS. Si parte dallo scontrino classico composto da rigo prodotto, iva e prezzo con il totale complessivo e la soluzione di pagamento, allo scontrino con sconti a rigo articolo oppure a sub-totale. Lo sconto a sub-totale, che normalmente è l'ultima operazione di vendita, è ottenuto inserendo da POS per prima l'istruzione "= Sub-T" e poi applicando lo sconto con la tastiera sotto il display di vendita, es. digito 1,50 poi premo sul tasto "Sc.SubT €".
Nota sugli sconti e gli storni.
SCONTO AD ARTICOLO O A SUB-TOTALE :
Ogni operazione di sconto a valore o in percentuale viene sempre convertita a valore dal POS e che viene trasmessa sullo scontrino con l'apposito flag XonXoff "3M" (sconto a valore articolo) o "4M" (sconto a valore sub-totale) ma con la digitura corretta, ovvero se in euro o % !
STORNI ARTICOLO E STORNI VIVANDE :
Lo storno articolo gestito dal misuratore fiscale non ha applicazione nella ristorazione in quanto lo si usa solo a livello POS comande semplicemente per decurtare una vivanda e per aggiungerne un'altra, utile nella rettifica quantità per i reparti di produzione. Sullo scontrino invieremo solo le vivande realmente vendute.
Nel retail invece avrebbe senso usarlo ma solo nel caso di casse a scontrino battuto rigo-rigo come nei supermercati. In Megagest non viene usato questo sistema : composto lo scontrino sul POS lo mando tutto in una volta alla cassa, quindi lo storno viene fatto direttamente sull'articolo interessato decurtando le quantità o eliminandolo completamente. Per un articolo acquistato in precedenza si opera il Reso.
Un'altra forma di scontrino è quella in cui viene stampato un allegato per i prodotti non fiscali, che deve essere impostato nelle configurazioni della stampante fiscale tramite il flag "Stampa prodotti non fiscali con talloncino separato dallo scontrino". Sia lo scontrino fiscale che quello non fiscale avrà il suo totale separato; in particolare sullo scontrino fiscale, nella parte pagamenti, comparirà il totale generale.
Una forma speciale con allegato a parte è lo scontrino regalo dove vengono ri-stampati tutti i prodotti dello scontrino ma senza il prezzo con un barcode che serve a recuperare la vendita, in un successivo momento, da parte del gestore. Per ottenere la stampa del barcode occorre impostare, sia sulla stampante fiscale che nelle configurazioni del programma, l'opzione fidelity.
La stampa delle informazioni aggiuntive, impostabile sempre dalle configurazioni della stampante fiscale, permette di stampare eventuali informazioni di fidelity sullo scontrino fiscale come i punti correnti ed il saldo punti accumulati, ovviamente se il cliente è fidelizzato con scheda di raccolta punti.
POSSIBILI ERRORI DI STAMPA :
- E' chiara la constatazione che eventuale testo a rigo stampato oltre il nr. dei caratteri consentiti dia errori inaspettati sulla stampante tipo cambio di assetto in lettura di comandi "X" o peggio fault della stampante. E' altrettanto inspiegabile come mai i costruttori non abbiano provveduto ad implementare i controlli necessari ad evitare ciò !
- Nel retail (POS vendite) non usare operazioni di storno articolo con articoli "normali" : ci potrebbero essere errori di battuta scontrino relativi all'importo totale che viene passato alla stampante decurtato del reso, mentre sulla stampante il totale articoli poi risulterà differente.
IMPORTANTE CON MEGAGEST IN MULTIUTENZA : Nella configurazione delle stampanti (anche fiscali) un problema che può verificarsi, nelle installazioni multiutenza di Megagest, è quello di avere differenti stampanti collegate da postazione a postazione. Siccome la tabella è comune e residente sul server, tutte le postazioni accedono ad un unico elenco e quindi la soluzione è quella di aggiungere tante stampanti quante ne occorrono per tutte le postazioni con associate quelle installate di Windows. Ovviamente l'associazione "stampante interna-stampante installata di Windows" deve essere fatta dalla postazione interessata. Un'alternativa (solo per quelle generiche) è quella di rinominare tutte le stampanti installate nelle diverse postazioni con lo stesso nome, poichè essa è individuata da Megagest proprio per nome.PERSONALIZZARE GLI STAMPATI (OPERAZIONE AVANZATA)
La gestione e personalizzazione degli stampati fa parte di quella attività prevalentemente a carico del supporto tecnico di Megagest o eseguita da personale specializzato nella modifica di template di stampa precompilati. Sono operazioni particolari che richiedono accortezza tecnica e che, nel caso di modifica accidentale o alterazione di elementi usati per processare lo stampato, possono causare errori gravi di stampa. Si consiglia, quindi, di fare una copia di sicurezza della cartella dove sono localizzati tutti gli stampati, indicata nelle impostazioni generali di programma di seguito trattati.
Per prima cosa occorre attivare la modifica degli stampati dalle impostazioni generali di programma. Qua è anche possibile stabilire una cartella, dove essi sono localizzati, diversa da quella predefinita di installazione del server. Infatti nelle versioni remote (via internet) del client Megagest gli stampati devono essere installati nella cartella locale del gestionale, così come indicato dal setup di installazione.
Non è esclusa, in ogni caso, la possibilità di avere il set degli stampati personalizzato per ogni installazione del gestionale su postazioni diverse anche nella stessa rete LAN.
Strumento per l'editing dello stampato.
Per la ristorazione c'è la guida che spiega come personalizzare i tagliandi delle comande ed il preconto.