LA GRIGLIA ARTICOLI
La griglia articoli ha colonne colorate per una migliore lettura dei dati anagrafici e contabili e possibilita' di personalizzazione del layout tramite una finestra attivabile col click destro sulla griglia "Personalizza griglia", che permette di cambiare di posizione le colonne oppure di nasconderle o visualizzarle.
Un altra possibilita' e' il ridimensionamento della larghezza delle colonne operato con il mouse puntato al bordo destro dell'intestazione (come mostrato dalla barretta rossa | accanto ad (A)) che, quando cambia forma, permette di allargare o stringere la colonna. Per rendere permanente questa modifica occorre chiudere la finestra appositamente con il tasto "Chiudi - ESC".
LE PROCEDURE DI RICERCA E SELEZIONE SULLA GRIGLIA
Ci sono diversi metodi per cercare o selezionare gli articoli dalla griglia. In particolare :
(A) : Selezione rapida articoli con cui si possono usare diversi criteri preimpostati tra cui gli articoli con modifiche recenti, per esempio quelli che hanno subito variazioni sui dati contabili a seguito di movimentazione con i documenti o vendite pos. Questo criterio e' utile per avere "in testa" sempre gli articoli piu' referenziati.
Gli altri criteri riguardano il controllo della giacenza, il sotto scorta, se ci sono articoli con il barcode principale duplicato, l'elenco di tutti gli articoli in promozione, ecc.
(B) : Ricerca filtro basata su campi specifici come la descrizione, il barcode e le codifiche. In particolare la ricerca con descrizione puo' essere fatta per sotto parti ovvero spaziando le varie parti da cercare, per es. voglio cercare il "Termo ventilatore da bagno" ma non ricordo completamente il nome, quindi posso scrivere "vent bagno" (due parti con uno spazio che le separa). Le ricerche fatte con il barcode o codifiche parlate sono esatte ovvero cerca solo la stringa digitata.
(C) : La selezione per classificazione e fornitore e' utile per avere gli articoli filtrati per categoria merceologica selezionata o per fornitore abituale.
(D) : Tasto che apre la maschera per la ricerca avanzata (E) che consente di impostare una ricerca Esatta o per Contenuto nel campo o nei campi interessati con una logica AND/OR : "cercami tutti e solo i valori contenuti nei campi interessati (AND)" oppure "cercami gli articoli che abbiano almeno un valore di quelli contenuti nei campi interessati (OR)".
LE PROCEDURE DI STAMPA SULLA GRIGLIA
Con il tasto "Stampa/Esporta - F9" viene attivato un gestore completo di stampa elenchi articoli esportabili in formati quali PDF o Excel, che la stampa di etichette personalizzabili. Nella stampa delle etichette occorre selezionare preventivamente gli articoli da stampare premendo barra spazio sulle voci interessate che saranno evidenziate di un colore arancio scuro, poi si procede alla stampa per come mostrato in figura.
MASCHERA DI INSERIMENTO E MODIFICA ARTICOLO
(A) : Il codice interno puo' essere inputato manualmente o lasciato vuoto per l'inserimento automatico da parte del sistema che avverra' al salvataggio dell'articolo.
(B) : Il barcode principale e' gestito come un codice di tipo "EAN" e puo' essere inputato manualmente per intero oppure parzialmente o lasciato vuoto per l'inserimento automatico da parte del sistema; in ogni caso verra' formattato sempre come un EAN13.
Per produrre dei barcode interni occorre prima di tutto seguire le impostazioni sul barcode che sono fatte in "Impostazioni di programma" quindi "Impostazioni di gestione articoli".
(C) : La classificazione merceologica (settori, gruppi e sottogruppi) puo' essere impostata fino a tre livelli ed inserita secondo le procedure viste qui. Se inserisco la classe del livello inferiore, in automatico, il sistema inserisce anche quella superiore. La classificazione imposta eventualmente anche il reparto, l'aliquota IVA ed il colore del tasto se usa POS e' attivo.
(D) : Il reparto e l'aliquota iva sono inseriti in automatico all'assegnazione della classificazione, ma questa azione puo' essere cambiata, e resa libera, dalle "Impostazioni di programma" quindi "Impostazioni di gestione articoli" spuntando la voce "Consenti Reparto e Iva liberi sugli articoli".
Nella modalità predefinita il reparto cassa ed il codice IVA sono assegnati all'articolo in base al settore, gruppo o sotto-gruppo associato, ovvero quello indicato nelle Impostazioni di gestione sugli articoli "Usa reparto cassa sulla classificazione". Infatti il campo Reparto e Iva risulterà disabilitato con l'indicazione in basso di quale classificazione dell’articolo associa il reparto ed iva ad esso. Se si vuole assegnare liberamente il reparto e l'iva occorre spuntare, nelle Impostazioni di gestione sugli articoli "Consenti reparto e iva liberi sugli articoli".
(E) : Il fornitore abituale insieme al codice articolo fornitore sono utili per eventuali ordini.
(F) : Locazione o posto dove si trova fisicamente l'articolo che puo' essere composto da un riferimento del tipo "Fila-Cassetto", es. B-31 ovvero fila B cassetto 31. In ogni caso e' un campo libero e strutturabile secondo necessita'.
(G) : I campi di corrispondenza quantita' sono importanti poiche' decidono per come l'articolo viene acquistato e venduto in rapporto alle unita' di misura (U.M.). Un articolo puo' avere una corrispondenza acquisto-vendita semplice (nella maggior parte dei casi) ovvero acquisto in una U.M. e vendo sempre nella stessa U.M. come per i "PZ" indicati nella figura sopra con un rapporto 1 a 1.
Nella corrispondenza composta un articolo puo' essere acquistato in una U.M. e venduto in un'altra frazionabile come mostrato nella figura di sotto dove l'acqua viene acquistata a confezioni (CF) e ogni confezione contiene 6 bottiglie (PZ) che determinano il modo di espressione dei costi di acq., prezzi di vend. e quantitativi trattati per l'articolo. In questo caso compro a CF al costo di 1,25 a confezione di 6 bottiglie e vendo la bottiglia (PZ) al prezzo di 0.70, con i quantitativi (scorta, lotto, q.ta' iniziale e giacenza) espressi in pezzi (PZ) con rapporto 1 a 6.
(L) : Il cambio impostazione U.M./corrispondenza e' un operazione molto delicata che puo' creare disallineamenti nei dati contabili dell'articolo e deve essere fatta solo quando non ci sono movimenti esistenti per l'articolo interessato. Il tasto e' una sicurezza contro il cambio accidentale dei parametri con un messaggio di avviso.
(H) : Con i dati contabili principali si impostano il costo di acquisto dell'articolo ed il prezzo di vendita al dettaglio usato per gli esercizi di retail. Per impostare tutti gli altri prezzi all'ingrosso occorre accedere alla pagina appropriata listini o premere il tasto "Gestisci listino all'ingrosso". Il prezzo di vendita al dettaglio puo' essere "Imposto" ed inputato direttamente dall'utente o calcolato in base alla percentuale di "Ricarico o Margine" impostata nel campo apposito.
Il sistema offre una valutazione del margine di vendita ivato sia in percentuale che a valore per dare un'idea all'operatore dell'entita' del guadagno lordo sull'articolo.
(I) : La quantita' iniziale e' la giacenza "fisica" in magazzino dell'articolo al momento della sua creazione in archivio. La modifica successiva della q.ta' iniziale e' gestita nella pagina codifiche per i prodotti puntando il barcode principale. Approfondiremo l'argomento nella trattazione della tabella codifiche piu' avanti.
(M) : Usa sul POS permette di utilizzare l'articolo sul POS di vendita e di impostare dei parametri funzionali e di visualizzazione sulla griglia prodotti del pos.
LA TABELLA CODIFICHE / VARIANTI (Pezzi per confezione, Tabacchi e Varianti "taglie e colori")
La tabella codifiche raccoglie tutti i codici principali, aggiuntivi e varianti articolo in differenti formati come il barcode, parlato, seriale o codici a barre diversi come i farmaceutici, piu' quelli assegnati dai fornitori. Permette di creare o aggiungere dei codici associati per la vendita in differenti unita' di misura da quella principale con prezzi personalizzati o calcolati.
(A) : Console dei tasti per aggiungere codici di tipo barcode, speciali o diversi come i farmaceutici o semplici codici parlati il cui "Tipo dato cont." puo' essere Principale (quando e' disabilitato), Codice aggiuntivo e Variante.
Nota sui codici a barre speciali.
Come potete notare in figura la confezione è dotata di 2 barcode, uno riferito al singolo pezzo (EAN13 a destra) mentre l'altro a sinistra e' riferito alla scatola (codice farmaceutico) che viene letto dal lettore standard di barcode in una sigla del tipo "33K6UT". Tale codice dovrebbe essere trasformato in EAN13 ma il sistema da la possibilita' di acquisirlo in maniera 'naturale', così come letto, semplicemente usando la maschera in "Aggiungi cod. a barre diverso".
(B) : Voce speciale che identifica il dato contabile principale che e' inserito alla creazione di un nuovo articolo. Alla conferma il sistema crea il riferimento del barcode principale nella tabella delle codifiche, cosi che ogni articolo ha almeno un record in questa tabella che e' taggato come "Principale", infatti il box "Tipo dato cont." non può essere modificato.
(C) : La quantita' iniziale e' gestita solamente sul dato contabile principale o barcode principale.
Su un codice di tipo "Aggiuntivo" il campo "Q.ta iniziale" viene occultato poiche' la giacenza e tutti i dati contabili vengono assegnati ed aggiornati sul dato contabile principale. In sostanza il codice aggiuntivo e' usato anche come un altro riferimento con cui recuperare l'articolo.
In particolare il box "Tipo dato cont." puo' essere impostato come Aggiuntivo o Variante, con la seguente differenza : il codice Aggiuntivo ha l'aggiornamento del costo e del prezzo che segue di pari passo quello principale, ovvero se dalla finestra Generale dell'articolo modifico il costo o prezzo di vendita esso verra' riversato anche nella tabella del codice Aggiuntivo. Se il "Tipo dato cont." e' Variante il costo di acquisto ed il prezzo di vendita sara' indipendente dal principale ovvero viaggera' per conto proprio sia nell'aggiornamento prezzi nell'archivio articoli sia nell'aggiornamento prezzi con i carichi di magazzino.
La gestione delle quantita' iniziali, carichi e scarichi invece e' sempre indipendente in tutti i casi, ma il totale e' sempre inputato sulla pagina Generale dell'articolo che avra' le quantita' iniziali e le giacenze cumulate.
(D) : Tabella dei codici articolo fornitore utile nelle ricerche del prodotto o negli ordini.
(E) : Barcode usato come codice aggiuntivo ma si possono usare diversi tipi di codice come il parlato o il seriale.
(F) : Il tipo dato contabile e' impostabile solo se e' diverso da quello principale.
(G) : Informazioni sul codice aggiuntivo riguardanti la descrizione "Conf. da 3" che viene accostata, nello scarico, a quella principale dell'articolo (vedi immagine dopo), il "venduto a" che ne imposta l'unita' di misura di vendita ed i "pezzi per" e il prezzo di ven. che devono essere assegnati per gestirne la corrispondenza.
Nella logica di vendita del prodotto in "Pezzi per confezione" il barcode principale (quello riportato sulla finestra principale di anagrafica del prodotto) indica sempre quello del pezzo mentre nella tabella codifiche viene indicato quello della confezione impostando ovviamente il rapporto nel campo PZ x CF.
Un caso d'uso dei "Pezzi per confezione" e' l'impostazione articoli per i tabacchi.
1) UM Acq -> KG, UM Ven -> PZ poi in PZ x KG -> quanti pacchetti ho per 1 KG (o frazione) di tabacco.
2) Il barcode principale dell'articolo deve riferirsi al pacchetto singolo indicando il prezzo di vend. ivato con metodo imposto. Il costo è riferito al kilogrammo.
3) In Codifiche ho il primo barcode (che è quello dell'anagrafica principale) e che si riferisce al pacchetto, poi occorre aggiungerne un altro che si riferira' alla stecca e impostare "Venduto a" uguale a "CF" (o stecche) dove metto il numero di pacchetti per stecca ed il metodo prezzo come 'Moltiplicato' poiche' il prezzo della stecca e' uguale alla somma del prezzo di tutti i pacchetti contenuti.
Il metodo di determinazione del prezzo puo' essere di tipo "Imposto" quando e' deciso ed inputato dall'utente in maniera fissa, "Moltiplicato" se ricavato dal prezzo unitario di vendita al dettaglio per i pezzi che compongono il "venduto a" e "Calcolato" con una percentuale di differenza tra prezzo impostato dall'utente nel campo "Prezzo U.M. ivato" e prezzo al dettaglio dell'articolo indicato sulla pagina generale.
IMPORTANTE a non confondere i PZ x CF di acquisto impostati sulla pagina generale dell'articolo con i PZ x CF di vendita impostati nella sezione Codifiche dell'articolo con cui il magazziniere puo' decidere di vendere il suo prodotto acquistato in CF in sotto CF di suo piacimento con il nr. di PZ desiderato. Infatti potrei avere, dello stesso articolo, CF di vendita di 5 PZ con un barcode e prezzo e CF di vendita di 10 PZ con un altro barcode e prezzo !
Il POS delle vendite banco si trova nella sezione di menu' "Movimenti" tasto "POS vendite" ed in figura potete vedere parte del modulo dove possiamo cercare un articolo composto per descrizione e selezionarlo dai tasti della griglia prodotti del POS.
Sul lato destro dobbiamo prima selezionare il tasto azzurro "Desc." e nel campo nero scrivere anche una parte della descrizione dell'articolo da cercare, poi premiamo invio da tastiera. Come si nota la descrizione dell'articolo e' composta da quella principale piu' quella relativa alla U.M. differente di vendita indicata tra parentesi.
Impostazione articoli per il sistema a varianti "taglie e colori".
Megagest puo' essere usato anche per gestire in maniera lite il sistema "taglie e colori".
Una possibile soluzione e' quella di creare l'articolo in anagrafica per la prima variante (quella che probabilmente incidera' sul prezzo di vendita) e caricare poi la seconda variante nella pagina "Codifiche". Nell'esempio giu' abbiamo caricato il "Pantalone Palio Tgl-44" come articolo padre mentre le varie configurazioni di colore nella scheda codifiche con un proprio barcode ed indicando il Tipo dato cont. come Variante e nella descrizione il colore; il prezzo puo' essere specificato separatamente. Se ad esempio il pantalone nero ha un prezzo differente dagli altri colori devo impostare il "Venduto a" uguale a PZ (pezzi) e poi "Pezzi per PZ = 1" ed il metodo prezzo a "Imposto" e stabilire un prezzo a parte di vendita in "Prezzo PZ ivato". Ovviamente come sottovariante posso avere anche tipologie diverse (tipo peso o finitura) o più tipologie insieme, purche' siano individuabili dal barcode.
LA GESTIONE DEI LISTINI PREZZI E IL MARGINE
Si possono gestire fino a 5 listini prezzi all'ingrosso e possono essere inputati in maniera fissa "Imposto" oppure ricavati con varie metodologie di calcolo : ricarico, sconto e margine.
(A) : Elenco dei 5 listini con i vari campi in cui digitare i valori. Se sto nel campo "Prezzo vend.", che accetta il valore al netto di iva, posso anche indicare un valore ivato e premere successivamente F7 per scorporarla.
(B) : Box a discesa di selezione listino che viene usato nei vari moduli dove occorre indicarlo come i documenti, l'archivio clienti e fornitori o le vendite POS.
Uso del margine
E' un mezzo di valutazione dei profitti di una azienda e si basa sulla differenza tra le vendite nette (meno le restituzioni, le indennità per la merce danneggiata e gli sconti) ed i costi sostenuti per produrre un bene o fornire un servizio. Normalmente i 2 parametri vengono considerati ivati, perchè nei costi sostenuti dall'azienda c'è anche l'IVA !
E' espresso normalmente in percentuale ed è il rapporto tra l'utile lordo e le vendite nette. Esempio :
Costo di acquisto ivato = 12,00 euro
Prezzo di vendita ivato = 20,00 euro
Utile lordo = 8,00 euro
Margine lordo = 8,00 / 20,00 = 40 %
Il margine quindi è il range di utile che c'è tra prezzo di vendita e costo, e non potrà mai essere superiore al 100 %, ovvero il margine è usato soprattutto da chi ragiona in questo modo: “su 100 di vendita netta devo guadagnare almeno 30 se voglio andare bene” !
A differenza il ricarico, che solitamente è superiore al margine e può andare oltre il 100%, è il guadagno rapportato sul costo di acquisto, così facendo vedo di quanto maggioro i costi che sostengo facendo un determinato prezzo.
Esempio :
Dato un prezzo di vendita di 120€ ed un costo di acquisto di 60€ la differenza risultante è pari a 60€. Quindi avremo :
Ricarico percentuale = [(€120,00-€60,00)/ €60,00] * 100 = 100%
Margine percentuale = [(€120,00-€60,00)/€120,00] * 100 = 50% ovvero partendo dal prezzo di vendita scendo in % fino al costo di acquisto ed arrivo ad un valore del 50 %
Schema grafico :
0____________60____________120
COSTO MARGINE
Quindi devo tenere l'occhio anche sulla % di margine per capire quanto effettivamente il prodotto mi frutta in termini di utile lordo, il ricarico dovrebbe essere usato solo per determinare il prezzo di vendita.
Sul programma ho i valutatori del margine (Margine vend. ivato) quando determino un prezzo di vendita come imposto o per ricarico ma dò anche la possibilità di inputare un Margine (fino a 99%) ed avere il prezzo di vendita. Ovviamente un margine del 99% significa che su 1 euro di costo ho un prezzo di vendita di 100 euro !
IL RIEPILOGO DEI DATI CONTABILI
Il riepilogo dei dati contabili offre una visione istantanea della situazione contabile dell'articolo permettendo anche di ispezionare singole situazioni come i movimenti, l'acquistato per fornitore oppure di avere un grafico a barre acquisti-vendite mensile.
LE INTERROGAZIONI ARTICOLO (MOVIMENTI E GRAFICI)
Le interrogazioni sull'articolo sono realizzate nel riepilogo dei dati contabili e permettono di avere l'elenco movimenti acquisti/vendite con il saldo movimenti e giacenza, l'acquistato per fornitore con l'ammontare del fatturato e l'indicazione dell'ultimo e penultimo costo sostenuto, oppure di avere un grafico a barre con l'ammontare acquisti e vendite a visione mensile.
(A) : Unita' di misura di acquisto e ammontare quantita', tenendo presente che (a differenza di come sono gestiti i quantitativi nell'articolo) qua sono espressi sempre come U.M. acquistate. Infatti nell'esempio (B) sono indicate le confezioni e non i pezzi di vendita delle bottiglie di acqua !
(C) : Costo ultimo e penultimo sostenuto che vengono aggiornati con gli acquisti ripetuti dallo stesso fornitore.
