IMPORTA ED AGGIORNA ARCHIVI DA FILE EXCEL
Menu' del Server Gestisci dati esercizio tasto Importa/aggiorna archivi
Il modulo Importa/aggiorna archivi permette di eseguire diverse operazioni di importazione dati provenienti sostanzialmente da file di tipo excel. Il modulo consente la configurazione ed il salvataggio delle corrispondenze dei campi in ingresso dal foglio excel verso i relativi campi gestiti dal programma Megagest. L'importazione riguarda prodotti generici, vivande ristorante, clienti o fornitori ed in particolare l'import automatico dei tabacchi e gratta e vinci dal sito ufficiale.
Con questa maschera si impostano i parametri relativi al tipo di importazione da fare ed alle azioni da eseguire in Inserimento o Modifica degli articoli presenti nel foglio dati. "Non inserire alcun articolo nuovo" è usato per prevenire eventuali inserimenti indesiderati, una volta "costruita" la propria banca dati. Ovviamente questa azione è inefficace al primo import !
In modifica potrebbe essere necessario aggiornare solo i prezzi oppure tutte le informazioni dell'articolo.
ATTENZIONE: Nel caso si "mettesse mano" nelle descrizioni o informazioni generali del prodotto, quest'ultima azione è sconsigliata poichè sovrascriverebbe tutte le modifiche manuali apportate agli articoli.
Una volta impostato il Tipo e le Azioni dell'importazione nella pagina Generale, occorre passare all'acquisizione del file excel e alla configurazione della corrispondenza campi dati, trattati nel successivo step. Poi, terminato il tutto, con il tasto "Inizia aggiornamento" parte l'import dei dati che può essere sempre terminato dal tasto "Annulla operazione".
IMPORTANTE: Il foglio dati excel deve avere un unico sheet (pagina) ed essere del formato 97-2003 (xls). Se si è in possesso di un formato più aggiornato occorre esportarlo in questa versione prima di procedere. Inoltre occorre eliminare dai campi numerici eventuali simboli di valuta, agendo in massa sul formato celle ed eliminare eventuali colonne vuote che non rappresentano dati.
La locazione predefinita dove il sistema cerca i files excel è quella del server "IEFiles" dove è consigliato organizzare i propri files di lavoro. Una volta caricato il file e selezionato il foglio dati (che deve essere unico), si indica su quale rigo risiedono le intestazioni delle colonne sul file excel tramite il box "Nr. rigo int. campi".
Il box a scelta "Campo chiave prim." indica quale campo dell'archivio articoli di Megagest viene usato per individuarlo nel foglio excel. Tale campo, ovviamente, deve essere corrisposto dalla relativa colonna del foglio excel. Se indico "Codice art. del forn." devo poi assegnare il campo corrispondente nell'elenco a discesa; idem se uso il codice a barre principale come campo di ricerca.
Il metodo di aggiornamento predefinito è l'accodamento nel caso si vogliano aggiungere ad un archivio già esistente gli articoli nuovi trovati nel foglio dati. "Azzera" è un'operazione che svuota prima tutto l'archivio articoli di Megagest e poi li reinserisce tutti daccapo dal foglio. Ovviamente è una operazione di inizializzazione o di partenza; tutti i dati predecenti verranno persi !
Il campo "Tipo articolo" normalmente dovrebbe essere impostato a "_ART - Articolo gen.", fatta eccezione l'importazione di dati particolari come tabacchi o vivande ristorante.
Tutti i campi di elenco a discesa "rossi" tipo Settore, Gruppo, Aliquota Iva, Unità di misura, Fornitore, ecc. consentono, se indicati, l'inserimento automatico di dati nelle tabelle di base, contemporaneamente all'import degli articoli. Per es. se indico la descrizione del settore o gruppo di appartenenza dell'articolo del foglio dati, la procedura di import mi genererà anche la voce del settore o gruppo nelle tabelle assegnando in automatico un codice. Analoga operazione viene fatta anche per le aliquote iva, unità di misura, ecc.
Il Prezzo di vendita al dettaglio può essere rilevato con o senza IVA, e nel caso sia imponibile posso sempre aggiungere l'IVA spuntando il check-box sopra.
Controlla ed aggiusta il barcode principale e della confezione (CF) consente di fare dei controlli di correttezza sul barcode rilevato dal foglio excel, relativamente al check digit o trasformando il barcode in un EAN13, se viene rilevato di diversa natura come l'EAN8. Megagest gestisce tutti i barcode come EAN13 per facilitare l'utilizzo dei numerosi scanner ottici per i barcode.
Crea un EAN13 se il barcode principale è vuoto permette di crearlo nel caso sia inesistente per l'articolo corrente. Il prefisso barcode serve proprio per i nuovi barcode generati.
Salva conf. foglio consente di memorizzare tutte le impostazioni in modo da poterle poi riutilizzare per il successivo import dello stesso foglio dati.
Con questa maschera si configurano le corrispondenze dei campi relativamente alle operazioni di import di clienti o fornitori. Seguono le stesse indicazioni trattate per import degli articoli relativamente al tipo di foglio dati, al rigo di intestazione delle colonne, al metodo di accodamento o azzeramento e al tipo cliente o fornitore.
