L'ARCHIVIO VIVANDE E VARIAZIONI
Menu' Archivi di base tasto Vivande/Prodotti
Questo archivio contiene tutte le vivande, variazioni, servizi, messaggi, ecc. che sono utilizzati per la gestione delle comande o per l'addebito spese nell'hotel. Per ogni elemento occorre specificare i parametri necessari per la loro gestione.
Da questa griglia è possibile cercare e selezionare vivande, aggiungerle, modificarle ed eliminarle. Si possono produrre elenchi ed esportarle in formati quali Excel e PDF.
Ha colonne colorate per una migliore lettura dei dati anagrafici e contabili e possibilita' di personalizzazione del layout tramite una finestra attivabile col click destro sulla griglia "Personalizza griglia", che permette di cambiare di posizione le colonne oppure di nasconderle o visualizzarle.
Adesso vediamo un pò di funzionalità.
(A) : Selezione rapida vivande con cui si possono usare diversi criteri preimpostati tra cui i prodotti con modifiche recenti, per esempio quelli che hanno subito variazioni sui dati contabili a seguito di movimentazione con le comande o con i documenti emessi. Questo criterio e' utile per avere "in testa" sempre gli articoli piu' referenziati. Da qua è possibile selezionare anche i tipi di vivanda, filtrare per giacenza, il sotto scorta, ecc.
(B) : Ricerca filtro basata su campi specifici come la descrizione, il barcode e le codifiche. In particolare la ricerca con descrizione puo' essere fatta per sotto parti ovvero spaziando le varie parti da cercare, per es. voglio cercare il "Contorno di verdure" ma non ricordo completamente il nome, quindi posso scrivere "cont verdure" (due parti con uno spazio che le separa). Le ricerche fatte con il barcode o codifiche parlate sono esatte ovvero cerca solo la stringa digitata.
(C) : La selezione per classificazione e fornitore e' utile per avere gli articoli filtrati per categoria merceologica selezionata o per fornitore abituale.
(D) : La giacenza, anche se negativa, può essere usata per una valutazione sul prodotto più venduto. Il segno negativo indica che si tratta di solo scarico quantitativi fatto tramite il pos comande.
(E) : Console dei tasti operativi per aggiungere, modificare, eliminare, duplicare, stampare vivande.
MASCHERA DI INSERIMENTO, MODIFICA ED ELIMINAZIONE VIVANDA
Il modulo vivande/prodotti è strutturato in modo da gestire tutti gli elementi di una comanda in una maschera "all in one", con i selettori del tipo prodotto posizionato in testa alla finestra, i campi fondamentali come il codice e descrizione poco più giù sempre visibili ed i campi e bottoni delle classificazioni, dei dati contabili e parametri vari suddivisi per pagine di competenza. La prima pagina "Generale" è quella che contiene tutte le informazioni essenziali per creare e gestire una vivanda, una variazione, un servizio, ecc. Lo stesso modulo può essere utilizzato per archiviare anche prodotti da banco, tabacchi o gratta e vinci.
Esaminiamo in dettaglio le parti fondamentali di questa maschera.
(A) : Descrizione e dettaglio preparazione/ingredienti è il campo dove scrivere la descrizione della vivanda o prodotto con accanto un bottone che attiva una finestra per descrivere l'eventuale preparazione o ricettario.
(B) : Descrizione breve per il palmari è un campo di 20 caratteri dove scrivere sintetizzata la descrizione estesa scritta prima e da destinare ad eventuale uso di smartphone o tablet.
(C) : La classificazione merceologica (settori, gruppi e sottogruppi) puo' essere impostata fino a tre livelli ed inserita secondo le procedure viste qui. Se inserisco la classe del livello inferiore, in automatico, il sistema inserisce anche quella superiore. La classificazione imposta eventualmente anche il reparto, l'aliquota IVA (D) ed il colore del tasto se usa sul POS comande e' attivo (H).
(D) : Il reparto e l'aliquota iva sono inseriti in automatico all'assegnazione della classificazione, ma questa azione puo' essere cambiata, e resa libera, dalle "Impostazioni di programma" quindi "Impostazioni di gestione articoli" spuntando la voce "Consenti Reparto e Iva liber sugli articoli".
Nella modalità predefinita il reparto cassa ed il codice IVA sono assegnati al prodotto in base al settore, gruppo o sotto-gruppo associato, ovvero quello indicato nelle Impostazioni di gestione sugli articoli "Usa reparto cassa sulla classificazione". Infatti il campo Reparto e Iva risulterà disabilitato. Se si vuole assegnare liberamente il reparto e l'iva occorre spuntare, nelle Impostazioni di gestione sugli articoli "Consenti reparto e iva liberi sugli articoli".
(E) : Il listino prezzi di vendita ha il campo dove gestire quello predefinito insieme al pos di destinazione e due altri listini da poter essere usati sul POS comande.
(F) : Le stampanti comande sono indicate per indirizzare la stampa dell'alimento al reparto di produzione di competenza. Si possono indicare anche piu' stampanti in modo da inviare la stessa vivanda, 'per conoscenza', su altri reparti per es. per sincronizzare le uscite !
Il programma genera un set di stampanti usualmente utilizzate come Cucina, Pizzeria e Bar che possono essere indicate al momento dell'inserimento degli alimenti. Per la loro configurazione si rimanda al manuale del supporto tecnico la sua trattazione.
(G) : Set dei parametri vivanda, in dettaglio :
- Escludi dai palmari quando si vuole escludere esplicitamente una vivanda, variazione o altro dalla gestione palmari.
- Venduto a peso usabile nel caso di vivande o alimenti venduti al chilo come carne o pesce. Il sistema, quindi, espone una maschera dove poter introdurre la quantita' venduta.
- Calcola nr. persone con il coperto è un flag da spuntare nel caso di una voce di archivio impostata come servizio, solitamente il coperto, che viene usata per calcolare il numero di persone in una comanda, per esempio per determinare la quota a persona nel "conto alla romana". Altri impieghi riguardano le prenotazioni spiaggia o camere in hotel di più persone sui quali addebitare una quota parte della comanda.
- Escludi dallo scontrino fiscale quando si vuole escludere esplicitamente un alimento, vivanda o altro dall'invio al misuratore fiscale dello scontrino. Per esempio lo si potrebbe usare nel caso dei tabacchi. Ovviamente cio' ha valenza quando vi e' l'utilizzo del registratore di cassa.
(H) : Usa sul POS comande permette di utilizzare il prodotto sul POS delle comande e di impostare dei parametri funzionali e di visualizzazione sulla griglia prodotti del pos come il colore tel tasto.
(I) : Salva - F10 memorizza il nuovo inserimento o le modifiche apportate al prodotto.
LE VARIAZIONI VIVANDA
Le variazioni si gestiscono con lo stesso modulo delle Vivande/Prodotti e sono applicate sul pos comande in base al settore o gruppo di appartenenza della vivanda dove le si vogliono aggiungere. Ovviamente il tipo prodotto deve essere impostato a Variazione.
Esaminiamo in dettaglio solo le parti interessate alla gestione della variazione.
(A) : Impostazioni variazione è il pannello dove occorre indicare a quale gruppo o sottogruppo vivande applicare la variazione al prezzo di aggiunta impostato nel campo (B).
Nell'elenco di destra possono essere aggiunti, in maniera mista, sia i settori che i gruppi. Ovviamente non ha senso mettere il settore e poi tutti i gruppi del settore, in quanto il settore padre richiama già la variazione su tutti i suoi gruppi discendenti. Un uso più concreto è quello di avere la variazione solo su gruppi (o sottogruppi) specifici.
Parametri "Valuta dose" ed "Applica riduzione" consentono rispettivamente di sommare il prezzo per porzione aggiunta o di decurtare dalla vivanda il prezzo della variazione preesistente ed opportunamente ridotta.
Ad esempio se ho un prezzo variazione di 50 cent e Valuta dose spuntato allora per una dose ('+') sarà 50cent, per due dosi ('++') sarà 1 euro, per tre dosi ('+++') sarà 1.50 euro; questi importi saranno anche negativi (ribassando il prezzo della vivanda) se e' spuntato anche Applica riduzione e con dosi '-', '--' o '---' !
La logica del più (+) o meno (-) deriva dal concetto di dosaggio dell'alimento come a dire "metti un pò di mozzarella" (+), "metti molta mozzarella" (++) oppure moltissima (+++). Al contrario "non mettere molto sugo" (-), "metti poco sugo" (--), "non mettere sugo" (---).
In questa parte di schermata del pos comande abbiamo aggiunto 2 dosi di limone al costo di unica dose di 20 cent., in quanto non è spuntato Valuta dose, mentre abbiamo decurtato dalla pizza diavola due dosi di gorgonzola pari a 60 cent. perchè sono spuntati entrambi i parametri Valuta dose e Applica riduzione.