IL PLANNER PRENOTAZIONI/CHECKS ALLOGGI
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Il Planner o Tableau delle camere rappresenta il primo passo per iniziare il controllo o check sui clienti ospiti dell'albergo.
Vedremo adesso tutte le funzionalita' base per poterlo utilizzare al meglio.
(A) : Console dei tasti operativi sui checks. In Particolare :
- Prenotazione permette di creare una nuova prenotazione (barretta gialla (C)) esponendo la maschera di inserimento che vedremo tra dopo.
- Nuovo check permette di creare un nuovo check-in (barretta rossa (D)) esponendo la maschera di inserimento che vedremo tra dopo.
- Modifica check permette di modificare una prenotazione o un check-in gia' creato esponendo la maschera di modifica che vedremo tra dopo.
- Elimina check consente di rimuovere una prenotazione o un check-in gia' creato con tutte le informazioni. ATTENZIONE : la sua eliminazione e' definitiva.
- Conto / check-out apre la maschera di modifica di un check sulla parte degli addebiti consumi, telefonia e altro. Tale pagina puo' essere aggiornata piu' volte nell'arco della permanenza dell'ospite.
- Emissione documenti apre il gestore di selezione dei checks su cui emettere il documento a fronte del check-out o dell'acconto di una prenotazione. E' un gestore completo e funzionale che vedremo tra poco.
- Aggiorna checks ricarica nuovamente la situazione checks con eventuali aggiornamenti effettuati da altri utenti nei sistemi di rete.
(B) : La Disponibilita' camere attiva una maschera che consente di impostare un periodo e di determinare le camere libere disponibili. E' anche utile nei check-in e prenotazioni di gruppo.
(C) : Barretta indicante la prenotazione di un ospite, che puo' essere spostata e ridimensionata col mouse sul tableau, e su cui e' possibile scriverci anche delle annotazioni.
(D) : Barretta indicante il check-in di un ospite, che puo' essere spostato e ridimensionato col mouse sul tableau, e su cui e' possibile scriverci anche delle annotazioni.
(E) : Barretta indicante un check chiuso di un ospite, su cui non e' possibile fare alcuna operazione di spostamento a meno che non venga riaperto in modifica.
NOTA : Una prenotazione o un check-in (punti (C) e (D)) puo' essere creato anche solo usando il mouse, semplicemente
selezionando sul tableau l'area camera/giorni e facendo click destro, scegliendo una delle azioni che appaiono nel menu'.
(F) : Zona camere che devono essere opportunamente inserite dal menu' principale del programma ovvero Archivi -> Camere e Tariffe.
NOTA : Tale zona puo' essere ridimensionata con il mouse consentendo l'allargamento delle barrette dei checks, utile per avere maggiore spazio per le annotazioni.
(G) : Zona giorni / fasce orarie a cui i checks si riferiscono. Tale zona puo' essere ridimensionata secondo necessita' facendo
click destro col mouse quindi 'Ridimensiona Giorni'.
(H) : Tasti operativi per la selezione dei checks per periodo e tipologia. Il tasto Filtri attiva la maschera (I)
con cui e' possibile stabilire un periodo fisso di gestione dei checks sul planner o variabile in automatico (Zona automatica) sulla base di un intervallo giorni precedenti e successivi alla data odierna (consigliato).
Con i tasti 'Checks in corso' e 'Checks fatti' e' possibile selezionare solo quelli interessati per tipo. Normalmente vengono mostrati solo quelli in corso.
(I) : Con tale maschera si puo' impostare la 'quantita' di checks che viene visualizzata sul planner, questo e' fatto per ottimizzare la
consultazione del tableau e migliorare anche le prestazioni di caricamento dei checks. Un consiglio e' quello di impostare la Zona automatica con un valore di giorni pari a 30 o 60
in modo da non rallentare le operazioni di recupero iniziale.
(L) : Navigatore checks a mesi in modo da raggiungere velocemente la zona desiderata. Un navigatore piu' 'preciso' e' dato dal calendario posto sopra la marcatura (H) :
basta cliccare sul mese e giorno desiderato !
(M) : Il tasto 'Preconto check' offre uno stampato con la situazione attuale dei servizi ricevuti dall'ospite, basta selezionare la barretta indicante il check e premere Stampa.
(N) : Attiva la finestra delle operazioni pianificate con cui e' possibile creare degli stampati da consegnare ai vari addetti della Pulizia camere,
della ristorazione per i pasti o prime colazioni oppure alla receptionist per avere un quadro completo sui check-in/out del giorno. Faremo un approfondimento tra poco.
CREARE O MODIFICARE UNA PRENOTAZIONE/CHECK-IN
Vedremo ora in pochi e semplici passi come creare una nuova prenotazione o check-in inserendo tutte le informazioni fondamentali per il controllo del cliente: dati anagrafici, tariffa, acconti, spese extra, stampa scheda di notifica, ecc.
(A) : Tasti selettore del tipo di check. Normalmente vengono gia' associati al tipo di operazione al momento in cui si sceglie sul planner cosa fare, ovvero una Prenotazione o Check-in.
Si seleziona col mouse la camera ed il periodo di permanenza sul planner e poi si sceglie il tipo di operazione : Prenotazione o Nuovo check.
(B) : Come accennato al punto (A) la data di check-in, quella di check-out e la camera vengono gia' assegnati a monte sul planner,
ma in ogni caso qua e' possibile modificarle sulla base delle proprie necessita'.
(C) : Zona dei dati anagrafici del cliente/ospite che puo' essere recuperato dall'archivio ponendosi col mouse nel campo del cognome o del nome e premendo il tasto F1 della tastiera oppure il tastino a lato del campo,
oppure creato nuovo premendo l'apposito tasto 'Crea nuovo ospite'. Non e' esclusa neanche la possibilita' di inserire 'manualmente' un ospite negli appositi campi e censirlo poi successivamente.
Per tutti gli approfondimenti in merito alle informazioni del cliente consultare il manuale dell'archivio Ospiti.
(D) : Numero di Persone occupanti la camera. Tale informazione e' importante anche per il calcolo della tariffa qualora sia stabilita nell'archivio come 'Tariffa per persona'.
Per tutti gli approfondimenti in merito alle informazioni della Tariffa consultare il manuale dell'archivio 'Manutenzione elenco tariffe'.
(E) : Tasto di selezione della Tariffa Camera che permette di avere un elenco libero di tutte le tariffe disponibili oppure filtrato per camera qualora la stessa abbia
associate delle specifiche tariffe appositamente assegnate nell'archivio 'Camere e tariffe'. Per tutti gli approfondimenti riferirsi a tale archivio.
(F) : Informazioni contabili aggiuntive sulla tariffa camera relative all'addebito di extra letto oppure uno sconto in perc. riservato.
Tale sconto puo' essere impostato direttamente nell'archivio Ospiti e riproposto ad ogni check.
(G) : Il tasto Calcola check fa un riepilogo dell'ammontare del check, ricalcolando il costo della tariffa e tutte le spese accessorie. Normalmente ogni volta che si entra o esce dalla
maschera del check il sistema riconteggia, ma occorre premerlo oppositamente ogni volta che si apportano delle modifiche contabili.
(N) : Il tasto Dettagli / Modifica tariffa, permette di aprire una maschera in cui e' possibile apportare delle modifiche alla tariffazione della camera variandone il prezzo o le condizioni ed aggiungendo o eliminando
addebiti tariffa (O). Molto importante e' il flag 'Modificato' che di fatto annulla il conteggio automatico della tariffa da parte del programma, lasciando all'albergatore piena capacita' di stabilire il costo della camera.
Di seguito la schermata della maschera.
(H) : I campi sull'Acconto possono essere usati nel caso di Prenotazione e permettono poi di emettere un documento sull'acconto ricevuto tramite il modulo
'Emissione documenti' che vedremo tra poco. L'incasso extra e' invece utilizzato per situazioni specifiche che verranno trattate in seguito.
(I) : Il tasto 'Situazione cliente' da un resoconto contabile 'al volo' dell'ospite interessato. E' utile per conoscere la situazione storica dell'Ospite
su eventuali sospesi o mancati pagamenti con indicazione dei documenti emessi.
(L) : 'Chiudi il check e libera la camera' serve per chiudere un check alla conclusione di un check-out con relativa emissione dei documenti richiesti dall'ospite.
La barretta sul planner verra' indicata con la bordatura superiore di colore nero e non potra' essere fatta alcuna operazione di spostamento a patto che venga rimossa successivamente tale spunta.
(M) : Tasti di conferma o annullamento delle operazioni di check. Per chiudere il check come descritto al punto (L) occorre premere OK.
OSPITI E SCHEDA DI NOTIFICA
(A) : Nella pagina 'Ospiti e Scheda di notifica' vengono riportati tutti i clienti occupanti la camera con le informazioni necessarie a stampare la scheda di notifica
e a produrre i tracciati per le schedine di P.S. o Istat C-59 da inviare alla polizia di stato. Tali informazioni sono simili a quelle esaminate per l'ospite principale, al punto precedente nella pagina Generale.
L'ospite principale della pagina Generale deve essere recuperato preventivamente col tasto (C) ed e' di tipo 'Ospite singolo', 'Capo famiglia' o 'Capo gruppo'.
(B) : Con questi due tasti e' possibile gestire gli altri ospiti occupanti la camera, oltre a quello principale . Normalmente sono di tipo 'Ospite singolo', 'Familiare' o 'Membro di gruppo'.
E' possibile recuperarlo da archivio, crearlo nuovo o scriverlo direttamente nei campi.
E' importante sapere che i membri del gruppo o i familiari devono essere presenti nella stessa camera del capo gruppo o del capo famiglia e che il sistema, diversamente, non riesce a gestire la corretta relazione tra gli ospiti ai fini della comunicazione
della schedina di PS e del modulo Istat C-59.
(C) : Il Recupero cliente e' fatto al momento in cui si sta nella fase di check-in ed e' fondamentale per la gestione delle schedine della polizia di stato (PS) o Istat/C-59.
(D) : Il Test P.S. / C-59 e' utile per controllare che tutte le informazioni degli ospiti censiti sono correttamente inserite al fine della produzione dei tracciati per la
generazione delle schedine di P.S. e del modello Istat/C59. E' consigliato lanciarlo ogni volta che si termina l'inserimento o la modifica degli ospiti in questa pagina. Qualora vi siano incongruenze il sistema avvisa ma non blocca
il proseguio delle operazioni.
Nel caso di ospite straniero solitamente la citta' di nascita e provincia viene sostituita rispettivamente dalla nazione di provenienza e da 'XX'. Se l'ospite e' francese in citta' di nascita si scrivera' 'FRANCIA' mentre in provincia 'XX'.
Stesso discorso vale per la citta' di residenza e la citta' di rilascio del documento con le rispettive provincie. ATTENZIONE... Occorre scrivere indicare le nazioni cosi' come sono elencate nell'archivio nazioni disponibili nel programma.
Se il test rileva che una citta' non e' attendibile solitamente vi e' stato un cambio di provincia o e' stata accorpata (come amministrazione) ad un altra ed occorre quindi sostituirla cercando nell'elenco quella giusta. Gli elenchi delle citta' con i rispettivi
codici di PS vengono forniti dalla polizia di stato e quindi il supporto tecnico di Megagest software aggiornera' periodicamente tali elenchi in dipendenza della disponibilita' di essi.
NB. Le citta' di nascita, residenza, ecc. devono essere sempre recuperate ed inserite nei rispettivi campi con il gestore di ricerca, attivabile col tastino posto accanto al campo interessato. Questo ai fini della corretta assegnazione
dei codici di PS utili per la comunicazione delle schedine alla polizia di stato. Un inserimento 'manuale' delle citta' potrebbe generare problemi nel test.
(E) : Con questi tasti si procede alla stampa della Scheda di notifica di cui e' riportato un esempio di seguito. Tale stampato puo' essere personalizzato secondo esigenza e riporta
le informazioni complete dell'ospite principale e l'indicazione dei restanti ospiti occupanti la camera. La stampa della scheda di notifica effettua anche un test di P.S.
