CHECK-OUT, ADDEBITI E FATTURAZIONE

CONTO E CHECK-OUT

(A) : In questa griglia puo' essere indicato qualsiasi tipo di addebito che va dai costi di ristorazione e bar, a quelli telefonici, agli extra liberi. Tutti gli addebiti vengono fatti tramite la console dei tasti posti a lato e che adesso esamineremo.
Se e' spuntato il campo Includi l'addebito non sara' conteggiato separatamente ma incluso nella tariffa camera ovvero come un servizio o consumo considerato come parte del trattamento.

(B) : la gestione alloggi l'interfacciamento con la ristorazione per la gestione degli addebiti relativi ai consumi fatti nel ristorante. Con Dettaglio Comande si ha la possibilita' di recuperare eventuali comande fatte dall'ospite nel ristorante della struttura e di addebitarne il costo.

(C) : Con il tasto Servizi / Alimenti viene attivata una finestra a griglia da cui e' possibile selezionare, inserendone la quantita' desiderata, vivande e servizi di archivio da addebitare.

(D) : Il Voucher ristorante e' direttamente collegabile alla gestione Ristorante vista al punto (B) e serve a stampare una distinta con i pasti spettanti all'ospite che il ristoratore usera' come promemoria e ticket ristorante.

(F) : Con questi tasti e' possibile inserire degli addebiti liberi o eliminare quelli non desiderati.

(G) : Informazioni sul documento creato a fronte del check-out. Se sono emessi piu' documenti sullo stesso check, qua viene visualizzato solo l'ultimo;

ADDEBITI EXTRA, CONSUMI RISTORANTE E BAR

Elenco di vivande ed extra che possono essere addebitate all'ospite. Tali voci sono gestite dal modulo 'Extra / Alimenti' raggiungibile dal menu' pricipale del programma.

(A) : Tasto Servizi/Alimenti per attivare la maschera di selezione e addebito consumi.

(B) : Tasto Seleziona che fa attivare la maschera (C) per inserire la quantita'.

(C) : Maschera di inserimento quantitativo. Premendo 'Ok' viene selezionato l'alimento con la quantita' impostata.

(D) : Selezioni fatte. Per eliminare la selezione basta solo azzerare la quantita'.

(E) : Attiva la maschera di inserimento Nuovo alimento di archivio. Per approfondimenti consultare il manuale sulla gestione archivi di base Hotel.

(F) : Se alla fine della selezione premo 'Addebiti extra hotel' tutti i consumi e servizi selezionati vengono 'segnati' come non forniti dall'hotel ma, ad esempio, da ristoranti esterni convenzionati, tramite Voucher Ristorante. E' utile per conteggiare il consumo proveniente dall'esterno nel caso di resoconti e pagamento forniture. Gli addebiti Extra hotel sono contrassegnati, nel conto, da un colore rosa.

(G) : Premendo il tasto 'Ok' vengono riportati nel Conto tutti i consumi e servizi selezionati.

EMETTERE DOCUMENTI SULLE PRENOTAZIONI E CHECKS

Il gestore di emissione dei documenti rappresenta un punto vincente di Megagest con il quale e' possibile creare anche documenti con situazioni combinate come piu' ospiti su un unica fattura o ricevuta fiscale, riepilogare tutti gli ospiti appartenenti ad un azienda o gruppo o agenzia su un unico documento, emettere ricevute fiscali separate per la tariffa camera e gli addebiti extra, e cosi' via.

(A) : Campi usati per creare dei filtri di ricerca al momento in cui si selezionano i checks che si vogliono ottenere tramite i tasti (B).

(B) : Con questi tasti e' possibile selezionare i checks per tipo : non fatturati, solo prenotazioni o tutti.

(C) : In questa griglia sono visualizzati tutti i checks selezionati con il riepilogo delle informazioni contabili necessarie a creare i documenti.

(D) : In questa griglia sono visualizzati tutti i servizi che sono poi gli addebiti sui checks selezionati gestiti in fase di conto o check-out visto precedentemente.

(E) : Tasti di navigazione e selezione delle voci interessate per i checks sopra e per gli addebiti sotto. La selezione puo' anche essere operata con il tasto barra spazio della tastiera.

(F) : Griglia riepilogativa delle selezioni fatte. Tale griglia si aggiorna man mano che vengono effettuate selezioni o 'deselezioni' sui checks ed addebiti. Rappresenta di fatto il conteggio a carico dell'ospite.

(G) : Pannello 'Operazioni' di scelta del documento. Se si tratta di una prenotazione si puo' stampare una Conferma di prenotazione che potrà essere preventivamente personalizzata. Nel caso di checks si usa il tasto 'Stampa documento' con cui verra' esposta la finestra di gestione della Fattura-ricevuta fiscale.

LA FATTURA/RICEVUTA FISCALE AUTOMATICA

(A) : Tasto che attiva il gestore di emissione del documento, dopo aver fatto delle selezioni. Il sistema chiede se fatturare gli alimenti Con unica voce o con Dettaglio voci.
Normalmente, per motivi di eleganza e privacy, non si usa elencare i servizi, alimenti consumati dall'ospite, ma raggrupparli sotto un unica voce.

(B) : Tasti selettori del tipo di documento. Non e' possibile modificare il tipo di documento alla eventuale successiva modifica dello stesso.

(C) : Tasti di selezione delle operazioni di compilazione del documento. Normalmente il documento e' compilato in automatico dal programma all'atto della sua creazione e l'utilizzatore deve solo completare qualche altra informazione richiesta come il pagamento.

(D) : Il Calcola scadenze aggiorna lo scadenziario di sistema generando le varie rate complete di importo e data scadenza. E' utile nel momento in cui si indicano delle soluzioni di pagamento rateizzate come le ri.ba. mentre nel caso di 'contante' non e' necessario utilizzarlo.

(E) : I Tasti Aggiungi ed Elimina pagamenti possono essere usati al momento in cui la fattura che si sta emettendo viene saldata oppure si sta ricevendo un acconto. Se non e' stata creata come descritto al punto (D), in automatico, il sistema genera la traccia della scadenza.

Di seguito e' mostrato un esempio di fattura / ricevuta fiscale in doppia copia su carta formato A4 disposto in orizzontale, eventualmente con lo 'strappo' tra le due copie. Questo rappresenta un modello tipicamente utilizzato nelle strutture ricettive ma puo' essere tranquillamente personalizzato ed adattato alle specifiche esigenze.