ARCHIVIO STAGIONI
Menu' Tabelle di base tasto Stagioni
E' utilizzato per creare i periodi (o intervalli di tempo) in cui hanno valenza le tariffe stabilite dall'albergatore. Vengono impiegate sia in tariffe mono-stagione che in quelle multi-stagione.
(A) : Elenco periodi (o giorni settimanali), con data di partenza e quella di arrivo senza l'indicazione dell'anno che ovviamente sara' considerato in automatico dal programma.
(B) : Codice progressivo che deve essere necessariamente assegnato nel caso trattasi di giorno settimanale e che deve corrispondere al nome del giorno anche nei casi
di diverse lingue. Al di fuori di questo uso il codice deve essere sempre 0 (zero). Tale codifica e' anche utile per il booking on line oltre che in fase di tariffazione check-in.
(C) : Console dei tasti operativi per inserire direttamente nella griglia una nuova stagione, eliminarla, modificarla e cosi' via.
(D) : Il tasto 'Aggiorna le tariffe associate alle stagioni in elenco' permette, in un solo click, di apportare le eventuali variazioni sul periodo di validita'
delle tariffe a cui sono state assegnate le stagioni in elenco. Agli intervalli viene sempre associato l'anno corrente.
(E) : Tasti di conferma (Ok) o annullamento (Annulla) delle operazioni fatte.
LE TARIFFE PER GLI ALLOGGI
Menu' Archivi di base tasto Tariffe alloggi
E' un archivio importante con cui vengono gestite tutte le tariffe, mono-stagione o multi-stagione, usate dall'albergatore con i vari parametri. In automatico il sistema inserisce anche una 'Tariffa personalizzata' con cui e' possibile stabilire un prezzo arbitrario in fase di check, tramite una maschera di input.
(A) : Console dei tasti operativi per inserire, modificare, eliminare o duplicare una voce.
(B) : Tasti di selezione o filtraggio tariffe per trattamento.
(C) : Griglia con elenco delle tariffe inserite; se si fa doppio click o si preme il tasto modifica, su una voce, si entra in modifica della tariffa selezionata.
(D) : Campi di definizione della tariffa con cui si puo' specificare il tipo e categoria camera (nel caso di selezioni particolari) e soprattutto il trattamento.
(E) : Normalmente una tariffa e' associata ad un periodo di tempo entro il quale risulta utilizzabile secondo la Stagione selezionata. Si puo' decidere di impostarla
per l'utilizzo su piu' Stagioni o intervalli di tempo (Multi stagione) tenendo fisso il Trattamento, quindi risulta utile nel caso di tariffe con trattamenti diversificati durante l'anno.
Tra poco le tratteremo nel dettaglio.
(F) : Set di parametri della tariffa, in dettaglio :
- Tariffa settimanale quando il prezzo e' riferito ai sette giorni della settimana, utile per campeggi e villaggi turistici.
- Tariffa web usata nel caso di pubblicazione via internet dei trattamenti delle camere (booking on line).
- Tariffa per persona (nr. persone) usata quando il prezzo e' riferito agli occupanti della camera, il nr. persone, normalmente, e' sempre uguale a uno. In fase di check il sistema indica il nr. persone della camera,
sulla base degli ospiti censiti, ma che puo' essere variato dall'utente.
- Prezzo per Giorno / Settimana campi per stabilire il prezzo con indicazione dell'IVA.
TARIFFE MULTI-STAGIONALI
(A) : Griglia di tutti i periodi appartenenti alla tariffa comprensivi di date e prezzi. E' importante inserirle in ordine temporale del campo 'Da data' e che non si accavallino tra di loro.
(B) : Il tasto 'Aggiungi tutte le stagioni' e' utile nel caso in cui si vogliano importare in un 'solo click' tutti i periodi creati preventivamente nell'archivio Stagioni. Eventualmente si modificheranno o elimineranno quelli interessati.
(C) : Il tasto 'Aggiungi da elenco stagioni', invece, consente di inserire singolarmente i vari periodi. Il sistema completera' l'intervallo date indicando l'anno corrente.
(D) : Il prezzo predefinito e' quello che viene usato nel caso in cui il periodo indicato nel check non sia coperto dai periodi multi-stagione impostati nella tariffa.
LE IMPOSTAZIONI PER IL BOOKING ON-LINE
Una delle priorita' e' la gestione archivio tariffe dedicate all'uso del booking che spesso vengono impostate settimanalmente con cadenza giornaliera ovvero puo' succedere che dal lunedi' al giovedi' si decida di vendere una camera singola ad un prezzo, mentre dal venerdi' alla domenica ad un altro. Negli argomenti che seguono considereremo una tale situazione senza escludere, pero', tutte le altre basate su di un periodo prefissato di tempo ovvero da data ... a data !
(A) : La descrizione deve essere significativa, ovvero deve far capire a che tipo di camera viene applicata e come e' strutturata. Questo per facilitare il lavoro di associazione tariffe alle camere utilizzate.
(B) : Multistagione / Giorni lo si usa nel caso di gestione tariffaria settimanale o periodica a fasce di prezzo e di tempo. Dovrebbe essere un caso frequente di utilizzo !
(C) : Tariffa web e' un flag obbligatorio nel caso di utilizzo della tariffa sul booking on line.
(D) : Tariffa per persona (o per camera) e' importante per stabilire come viene conteggiato il costo della camera scelta dall'utente sul sito. Se per persona viene venduto il posto letto per il numero dei giorni; se per camera l'intera camera per il numero dei giorni !
(A) : Elenco periodi stagionali o giorni settimanali con date di validita' e campo prezzo che consente anche lo scorporo dell'iva tramite un tastino laterale che vi appare. Per una corretta gestione dei periodi nel booking e' importante impostare bene le stagioni/giorni nell'apposito archivio Stagioni/Giorni.
(B) : Aggiungi da elenco Stagioni/Giorni consente di selezionare ed inserire, da un elenco, i periodi che si vogliono associare alla tariffa.
GLI ALLOGGI (CAMERE, B&B, APPART., CAMPEGGI)
Menu' Archivi di base tasto Alloggi
E' l'archivio delle camere indispensabile, come per le tariffe, ad effettuare le operazioni di check e prenotazione.
(A) : Console dei tasti operativi per inserire, modificare, eliminare o duplicare una voce.
(B) : Griglia con elenco delle camere inserite; se si fa doppio click o si preme il tasto modifica, su una voce, si entra in modifica della camera selezionata.
(C) : Griglia delle tariffe associate alla camera. Se si preme il tasto 'Info tariffa' piu' giu' viene esposta la maschera di modifica della tariffa selezionata.
(D) : Set di parametri della camera, in dettaglio :
- Numero e Piano Si consiglia di utilizzare la classica numerazione piano-camera del tipo 101 per indicare la camera nr. 1 del primo piano, 214 la camera 14 del secondo piano e cosi' via.
Se si vogliono associare delle informazioni aggiuntive al numero di camera come la tipologia, e' suggerito metterci il separatore '/' (slash) in mezzo, questo per ragioni di utilizzo della gestione camere
con eventuali agganci alla ristorazione o a centralini telefonici per l'addebito delle spese aggiuntive. Quindi un numero di camera valido sara' del tipo 102/D per indicare la camera 2 doppia del primo piano.
- Tipo e Categoria sono usati soprattutto per il booking on line.
- Posti letto disponibili Sono i campi di quanti letti massimo puo' disporre la stanza. Queste informazioni sono utili in fase di produzione dei dati Istat/C59 per il conteggio del numero alloggiati.
- Disponibile, Libera e In partenza sono tre parametri che identificano lo stato della camera sulla base delle operazioni di check. Disponibile rende utilizzabile o meno la camera sul planner.
(E) : In questa pagina e' possibile associare alla camera delle tariffe, che saranno poi proposte in fase di check durante la selezione del trattamento dell'ospite.
Qui e' possibile aggiungere delle tariffe dall'archivio, crearne delle nuove e modificare quelle esistenti.
LE IMPOSTAZIONI PER IL BOOKING ON-LINE
Gli alloggi rappresentano il punto centrale di gestione del booking sul web, nella loro disponibilita' e costo calcolato nei vari periodi o giorni settimanali. Nel booking on line le camere sono vendute normalmente per tipologia (singola, doppia, matrimoniale, standard, junior, suite, ecc.) trascurando il 'numero camera' che verra' poi assegnato dall'albergatore in fase di conferma della prenotazione.
E' molto importante, quindi, la tariffa web associata alla camera che consente di 'pubblicarla' sul sito e di creare le varie fasce di costo per tipologia. Solitamente a tutte le camere singole viene applicata la stessa
tariffa come a tutte le doppie, triple, ecc. Se nessuna tariffa web e' associata alla camera questa verra' esclusa dalla disponibilita' di vendita on line.
Si possono anche strutturare tariffari per tipo e categoria camera in base alla tariffa associata ovvero ad una singola standard un costo, ad una singola suite un altro e cosi' via.
(A) : Aggiungi da elenco tariffe espone un elenco da cui poter scegliere per nome le tariffe desiderate. Quindi assicurarsi di scrivere un nome completo e significativo nella creazione delle tariffe.
(B) : Esempio di tariffa web associata alla camera e che consente di renderla disponibile su internet e di stabilirne il costo.
(C) : Modifica Tariffa permette di apportare delle variazioni sulla tariffa selezionata nella griglia.
IMPORTANTE : Le foto delle camere devono essere collocate nella cartella speciale di Megagest denominata 'Camere' e che si trova in quella delle immagini del programma chiamata 'Immagini', che viene raggiunta nella cartella di installazione del programma ovvero in un percorso del tipo : C:\Program Files (x86)\MegagestSoftware\Megagest\Immagini.
Il sistema, se richiesto dall'utente, potra' quindi trasferire le immagini sul sito durante la sincronizzazione del booking.
(A) : Foto con un formato consigliato minimo di 300 x 150 px fino ad un massimo di 800 x 600 px.
(B) : Console dei tasti operativi che, partendo da sinistra, consentono di scrivere una descrizione sulla foto, inserirla e cancellarla.
(C) : Usa per il booking on line permette di pubblicare le foto sul sito relative alla tipologia di camera di cui esse fanno parte.
Se ci sono cinque camere singole si puo' decidere, con questo flag, che solo una di queste 'trasferira' le foto sul web che ovviamente saranno rappresentative della tipologia di camera e non del numero camera in oggetto. Se il flag e' posto su tutte le singole verranno prese solo le immagini della prima camera singola !
